Склад

Модуль «Склад» призначений для накопичення та обробки даних по руху товарів, оперативного керування товарними запасами і ціноутворенням, друку документів згідно руху товарів та генерацію звітів. За допомогою довідника «Адміністратор», користувач із правами адміністратора визначає і встановлює права доступу інших користувачів до довідників, даних та операцій із даними.

Загальні відомості про ПК «Капітал»

Функціональні можливості ПК «Капітал»(Склад)

Модуль Склад ПК «Капітал» дозволяє автоматизувати задачі накопичення та обробки даних по руху товарів, оперативного керування товарними запасами і ціноутворенням.

В обліку руху товарів у «Складі» реалізовані наступні операції: прихід, розхід, повернення постачальнику, внутрішнє переміщення, інвентаризація, списання, злиття товарів, перегляд руху товарів, друк рахунків, друк розхідної та податкової накладних, друк цінників, друк етикеток, моделювання націнки, робота з довідниками «Документи», «Чеки», «Товари», «Клієнти», «Акти переоцінок», «Автозамовлення», «Шаблони автозамовлення», «Підсумкові дані ПН», «Експорт в 1С», «Склади», «ЕККА», «Бонусні картки», «Ревізії», «Моніторинг цін конкурентів», «Реєстр платежів», «Ваги», «Маркетингові документи», «Помилки реплікатора», «Документи виробництва», «Калькуляції», «Динамічні», «Користувачі», «Доступи», «Налаштування».

Реалізовано бонусну програму.

Реалізовані всі необхідні звіти, що дають змогу проводити повний та оперативний аналіз руху товарів в магазині (сальдо, реалізація по клієнту, реалізація згідно типу ПДВ та ін.). За бажанням клієнта, можлива розробка додаткових «нових» звітів.

Підтримується можливість експорту будь-яких довідників в Excel, HTML та текстовий формат. Окрім довідників, можна здійснювати експорт розхідних, прихідних накладних та чеків в 1С. Також реалізовано друк цінників для товару з відповідним внутрішнім штрих кодом.

Запуск ПК «Капітал»(Склад)

Запуск програми ПК «Капітал» (Склад) не відрізняється від запуску будь-якої іншої програми. Для цього необхідно виділити значок (мал. 1) на робочому столі і нажати Enter або двічі клацнути ЛКМ (ліва кнопка миші) по значку.

мал.1

Запуск програми можна здійснити за допомогою головного меню для цього необхідно: Пуск/Все программы/Склад. Після запуску з’являється вікно аутентифікації користувача (мал. 2) у якому користувач вводить ім'я і пароль. Згідно введеного імені і паролю кожен користувач ідентифікується і всі операції які виконуються в програмі містять код користувача, з допомогою якого можна проаналізувати виконану роботу кожного з користувачів.

мал. 2

Ім’я користувача вводиться великими літерами (налаштовано автоматично, й змінити не можна), при введені паролю враховується регістр, тобто паролі: password і PAssword – це різні паролі. У разі невірно введеного паролю програма видасть відповідне повідомлення (мал. 3).

мал. 3

Головне вікно модуля «Склад»

Після правильного введення імені користувача і паролю відкривається головне вікно модуля склад (мал. 4):

мал. 4

Вікно модуля «Склад» програми ПК «Капітал» (мал. 4) складається з головного меню, «інспектора довідників» і області для відображення записів. В нижньому лівому краю вікна програми відображається ім’я користувача яким було здійснено вхід в програму. Головне меню складається з таких пунктів (мал. 5):

• довідники;
• звіти;
• синхронізація;
• сервіс;
• допомога.

мал. 5

За допомогою пункту «Довідники» головного меню, користувач має можливість вибрати наступні види довідників:

основні: документи; чеки; товари; клієнти; акти переоцінок; автозамовлення; шаблони автозамовлення.
звітність: підсумкові денні ПН; експорт в 1С; склади; ЕККА
додаткові: бонусні картки; ревізії; моніторинг цін конкурентів; реєстр платежів; ваги; маркетингові документи; помилки реплікатора.
виробництво: документи виробництва; калькуляції.
звіти: динамічні.
адміністратор: користувачі; доступи; налаштування.

Також за допомогою пункту головного меню «Довідники» можна вийти з програми, для цього потрібно вибрати пункт «Вихід», після чого з’явиться вікно (мал. 6) в якому потрібно буде підтвердити бажання виходу з програми.

мал. 6

Для виходу з програми натиснути хрестик в правому верхньому куті вікна, то тоді дана програма закриється. Для повторного запуску програми буде необхідно знову ввести пароль та ім’я.

Пункт «Звіти» головного меню дає можливість формувати звіти:

• друковані форми:
  • товарний звіт за період;
  • проплати по накладних;
  • реєстр видаткових документів;
• звіт по клієнтах;
• по типах ПДВ;
• сальдо:
  • по товару;
  • КРЗ;
  • КРП;
  • спец груп;

• експорт.

Пункт «Синхронізація» дає можливість скористатися сервісними функціями програми, які дозволяють синхронізуватися з вагою.

Вибравши пункт меню «Допомога» користувач зможе переглянути інформацію про ПК «Капітал» (Склад), та встановлені оновлення (мал. 8).

мал. 8

«Інспектор довідників» містить довідники, які є аналогічними до довідників, що знаходяться в пункті «Довідники» головного меню (мал. 9):

• основні:
  • документи;
  • чеки;
  • товари;
  • клієнти;
  • акти переоцінок;
  • автозамовлення;
  • шаблони автозамовлення.
• звітність:
  • підсумкові денні ПН;
  • експорт в 1С;
  • склади;
  • ЕККА.
• додаткові:
  • бонусні картки;
  • ревізії;
  • моніторинг цін конкурентів;
  • реєстр платежів;
  • ваги;
  • маркетингові документи;
  • помилки реплікатора.
• виробництво:
  • документи виробництва;
  • калькуляції.
• звіти:
  • динамічні.
• адміністратор:
  • користувачі;
  • доступи;
  • налаштування.

Для вибору необхідного довідника потрібно натиснути ЛКМ (Ліва Клавіша Миші) на відповідному зображені довідника.

мал. 9

Загальна інформація по використанню «Довідників»

Довідники використовуються для накопичення, перегляду, обробки, редагування та сортування інформації.

В ПК Капітал(Склад) розроблені наступні довідники:

• в довіднику «Документи» - ведуть облік таких документів як: прихідна накладна, розхідна накладна, розхідне внутрішнє переміщення, прихідне внутрішнє переміщення, повернення постачальникові, акт списання і рахунок в яких фіксується переміщення товарів. За допомогою даного довідника можна створювати, редагувати і видаляти вище перераховані типи документів;
• в довіднику «Чеки» - відображаються фіксовані чеки з усіх кас та повернення від покупця;
• довідник «Товари» - призначений для роботи з товарами та групами товарів. В даному довіднику можна редагувати товари та здійснювати різнотипові маніпуляції з ними. А також є можливість переглядати аналітичні картки товарів, тобто документи по товарах;
• в довіднику «Клієнти» - ведуть облік всіх клієнтів. В даному довідникові містяться реквізити клієнтів. Кожен з клієнтів в даному довіднику має унікальний код;
• в довіднику «Акти переоцінок» - ведуть контроль, зміни та встановлення ціни реалізації на товари. Також є можливість документувати встановлення ціни на певну номенклатурну одиницю;
• довідник «Автозамовлення» - дозволяє планувати замовлення товарів згідно власних потреб та дещо автоматизувати процес замовлення товарів;
• довідник «Шаблони Автозамовлення» - призначений для організації роботи з автозамовленнями, шляхом створення електронного графіку завмовлень відповідно до періодичності поставок;
• довідник «Підсумкові денні ПН» призначений для створення, відображення та експорту підсумкових денних накладних;
• довідник «Підсумковий експорт в 1С» призначений для створення, відображення та збереження підсумкового і проміжного експорту у файл для 1С, а також для контролю відкритих і закритих періодів;
• довідник «Склади» призначений для відображення інформації по «Складах» (юридичних осіб, що ведуть торгівлю на даному торговому закладі), з можливістю її редагування;
• довідник «ЕККА» відображає інформацію про контрольні касові апарати і чекодрукуючі пристрої («Чекдоруки») та приналежність їх до «Складів» (юридичні особи з яких ведеться торгівля на торговому закладі);
• довідник «Бонусні картки» - розроблений для отримання інформації про бонусні картки, а також для їх зручного редагування. Довідник містить інформацію, що дає змогу визначити власника бонусної картки, її статус, % нарахованих балів;
• в довіднику «Ревізії» - можна автоматизувати переоблік товарів на складі згідно проведеної ревізії;
• довідник «Моніторинг цін конкурентів» - дозволяє на основі моніторингу цін конкурентів створити акт переоцінки;
• довідник «Реєстр платежів» - дозволяє вести реєстр планових платежів;
• довідник «Ваги» призначений для синхронізації ваги, яка підключена до локальної мережі (ethernet) в ПК Капітал;
• в довіднику «Маркетингові документи» - ведуть облік оплат за: мерчандайзингові послуги, маркетингові послуги, перепродажна підготовка товару;
• довідник «Помилки реплікатора» - дозволяє побачити помилки, які виникають під час роботи ПК Каси, ПК Капітал;
• в довіднику «Документи виробництва» - ведуть облік таких документів як: прихід сировини, технологічні накладні, переміщення сировини між складами. За допомогою даного довідника можна створювати, редагувати і видаляти вище перераховані типи документів;
• довідник «Калькуляції» - призначений для введення та зберігання калькуляційних карток (рецептів) виготовлення “Продукції” на основі сировини;
• довідник «Динамічні звіти» - дозволяє створити необхідні для користувача звіти, такі як: звіт по документах, товарний звіт, статистичний звіт NILSEN, звіт по типу ПДВ по групам, звіт по видаленим документам і позиції із них, звіт по залишках товару та інші;
• довідник «Користувачі» - дозволяє створити користувача для роботи в ПК Капітал та ПК Каса, присвоїти користувачу певну роль (групу);
• довідник «Доступи» - дозволяє налаштувати права доступу до функцій ПК Капітал та ПК Каса, для певної ролі (групи) користувачів;
• довідник «Налаштування» - дозволяє регулювати деякі параметри ПК Капітал.

Режими відображення записів у довідниках

Кожен з довідників має два режими відображення записів: «Довідник» та «Детально» (мал. 10), від вибору яких залежить деталізація виведеної інформації.

мал. 10

Вкладки перегляду довідників призначені для аналізу загальної інформації по довіднику, пошуку відповідного запису (є можливість подальшого переходу для детального ознайомлення із записом). На вкладці «Довідник» користувач має можливість бачити інформацію одночасно по багатьох записах (відносно того який довідник на даний момент відкритий), що містяться в довіднику. Дані відображаються у вигляді таблиці з відповідними полями. Поля можна міняти місцями, добавляти нові та видаляти існуючі. Для того, щоб змінити порядок розташування стовпців потрібно, зажавши ЛКМ (Ліва Клавіша Миші) на назві рядка перетягнути його на потрібне місце в таблиці. Для відображення полів в таблиці потрібно нажати ПКМ (Права Клавіша Миші) по таблиці і вибрати в контекстному меню «Відображення колонок», після чого з’явиться вікно «Customize» (мал. 11).

мал. 11

Для відображення потрібної колонки в таблиці потрібно перетягнути колонку з «Customize» у відповідне місце в таблиці (для цього необхідно зажати ЛКМ на потрібній колонці, перетягнути колонку у потрібне місце). Для того щоб вибрану колонку не відображати у таблиці потрібно перетягнути її у «Customize».

Для зручності аналізу інформації в довідниках записи помічаються різним кольором за певною ознакою (залежить від вибраного довідника).

На вкладці «Детально» відображається інформація по одному запису (наприклад, в довіднику «Документи» можна побачити вміст документа: номер, від кого, кому, сума закупки, сума реалізації, примітка, відповідальний і т.д.) (мал. 12).

мал. 12

Для переходу між записами на вкладці «Детально» розміщене спеціальне навігаційне меню (мал. 13).

мал. 13

За допомогою даного меню користувач має можливість переміщатися на:

перший запис в таблиці;
останній запис в таблиці;
попередній запис в таблиці;
наступний запис в таблиці;

Кнопка «OLE» (мал. 14) дозволяє здійснювати вставку OLE – об’єктів і прив’язувати ці об’єкти до елементів БД.

мал. 14

Фільтрування записів у довідниках

Фільтрування записів по вмісту — за допомогою даного фільтру користувач має можливість відобразити записи згідно певного критерію, заданого для вказаного поля. Для того, щоб відфільтрувати записи таблиці по деякому полю згідно вказаної умови, необхідно:

1. Виділити потрібне поле в таблиці, по якому буде здійснюватися фільтрування записів;
2. Натиснути клавішу «пробіл» (не обов’язково, однак дана команда покращує процес фільтрування);
3. Ввести потрібний критерій фільтрування.

• введений пробіл означає довільну кількість символів;
• для ефективного фільтрування записів потрібно вводити буквосполучення і слова, що рідко зустрічаються, вводячи між ними пробіл;
• рекомендується на початку та в кінці тексту, згідно якого фільтруються дані вводити пробіли;
• для того щоб відмінити фільтрацію по певному полю потрібно виділити дане поле, натиснути клавішу «пробіл» і «Enter»;
• інформація про те який фільтр застосований до даної таблиці, написано знизу на вкладці «Довідник».

Приклад фільтрування записів таблиці по полю.

На мал. 15 зображено записи в таблиці до застосування фільтру:

мал. 15

Результат фільтрування записів в таблиці по полю «Повна назва» (мал. 16).

мал. 16

Фільтрування записів по даті – за допомогою даного фільтру користувач може відібрати дані з таблиці згідно вказаного періоду в довіднику «Документи» (мал. 17).

мал. 17

Вибір початкового і кінцевого робочого періоду здійснюється за допомогою спеціального календаря (мал. 18).

мал. 18

Приклад фільтрування записів таблиці по даті.

На мал. 19 зображено записи в таблиці до застосування даного фільтру:

мал. 19

Результат застосування фільтру по даті (мал. 20).

мал. 20

Фільтрування записів по групі – фільтрування здійснюється для вибраної групи в довіднику «Товари» (мал. 21).

мал. 21

Комбінований фільтр – фільтрування здійснюється згідно певного типу документації в довіднику «Документи» (мал. 22).

мал. 22

Дії над записами

В кожному довіднику користувач має можливість здійснювати наступні дії над записами таблиці (мал. 23):

1. створення нового запису;

2. редагування запису;

3. видалення запису;

4. оновлення набору даних;

5. кешування даних.

мал. 23

1.Створення нового запису.

Створення нового запису можна здійснити двома способами: за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів (мал. 24) та з використанням комбінації гарячих клавіш (Ctrl+N).

мал. 24

2. Редагування запису.

Редагування запису можна здійснити двома способами: за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів (мал. 25) та з використанням комбінації гарячих клавіш (Ctrl+E).

мал. 25

3. Видалення запису. Видалення запису можна здійснити двома способами: за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів (мал. 26) та з використанням комбінації гарячих клавіш (Ctrl+D).

мал. 26

4.Оновлення набору даних. Оновлення набору даних можна здійснити двома способами: за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів (мал. 27) та з використанням комбінації гарячих клавіш (Ctrl+R).

мал. 27

5. Кешування даних. Кешування даних призначене для перенесення всіх відфільтрованих даних на локальний комп’ютер та проведення аналітичної обробки вибраної інформації. Виконати кешування даних можна за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів (мал. 28).

мал. 28

Приклад виконання кешування даних.

На мал. 29 зображено дані в таблиці до кешування.

мал. 29

Після кешування, дані можна відсортувати по будь-якому з полів (мал. 30). Сортування даних можна здійснювати з використання логічних і арифметичних операцій.

мал. 30

Результат застосування сортування (мал. 31):

мал. 31

Кешування дозволяє здійснювати сортування даних по довільному стовпцю, а також здійснювати сортування даних за допомогою логічних операцій «і» та «або». Для того, щоб цей процес був якомога швидший, необхідно здійснювати кешування для не великих об’ємів даних.

Виділення записів та дії над ними

Для того щоб виконати однотипні операції над записами, їх потрібно виділити. Виділення одного запису здійснюється за допомогою клавіші «Ins» або з допомогою контекстного меню пункт «Помітити запис». Для зняття виділення запису потрібно перейти на виділений запис і натиснути клавішу «Ins». Щоб виділити усі записи в даному довіднику використовується комбінація гарячих клавіш Ctrl+A (виділення усіх записів з допомогою контекстного меню пункт «Помітити усе»). Для відміни виділення всіх записів використовується комбінація гарячих клавіш Ctrl+M (зняття виділення усіх записів з допомогою контекстного меню пункт «Зняти помітки») (мал. 32).

мал. 32

Над виділеними записами можна, в залежності від ситуації/довідника, виконувати такі дії (мал. 33):

• фільтр по помітках;
• об’єднання записів (не завжди);
• зміна параметрів.

мал. 33

Фільтр по помітках – програма відфільтрує непомічені записи, а залишить помічені. Для відміни фільтру потрібно перейти на поле назва запису (назва клієнта або назва товару) і натиснути «пробіл» та «Enter».

Приклад використання фільтру до виділених записів.

На мал. 34 зображено виділені записи до застосування фільтру.

мал. 34

Результат виконання фільтрування над виділеними записами (мал. 35).

мал. 35

Об'єднання виділених записів

Процес об’єднання записів актуальний тільки для однотипних записів по товарах, тобто, недоцільно здійснювати об’єднання записів наприклад будь-якого алкогольного напою з довільним кондитерським виробом. Процес об’єднання записів не є зворотнім, тобто об’єднані дані не можна буде потім роз’єднати. Тому перед процесом об’єднання записів слід уважно переглянути дані, які будуть об’єднуватись.

Для об'єднання виділених записів потрібно в контекстному меню вибрати пункт «Дії над поміченими записами»/ «Об'єднати записи» (мал. 36).

мал. 36

У вікні, яке з’явиться буде вказано записи, які будуть об’єднані. Назвою об’єднаного запису буде назва запису на який вказує стрілка (мал. 37) (можна встановити натиснувши на кнопку з зеленою стрілкою). Після об’єднання записів їх неможливо буде роз’єднати!

мал. 37

Зміна параметрів

Для зміни параметрів виділених записів потрібно в контекстному меню вибрати пункт «Дії над помітками»/«Зміна параметрів» (мал. 38).

мал. 38

Основне вікно «Зміни параметрів» дає можливість користувачу вибрати групу товарів та у разі необхідності – спеціальну групу (мал. 39).

мал. 39

Після вибору групи, спец групи, виробник (Торг. Марка) і термін придатності потрібно натиснути «Продовжити», в результаті чого з’явиться додаткове вікно «Зміни параметрів» в якому вказуються додаткові параметри (мал. 40).

мал. 39

Натиснувши «Прийняти» записи перенесуться у вказану групу.

Експорт даних з довідників

В кожному з довідників є можливість експортування даних з таблиці в MS Excel та в HTML (мал. 41).

мал. 41

Після вибору формату в який необхідно експортувати дані з’являється стандартне діалогове вікно в якому потрібно вказати назву файлу і шлях де він буде збережений (мал. 42).

мал. 42

Допоміжна інформація в довідниках

Кожен з довідників містить допоміжну інформацію, яку можна у разі необхідності переглянути. Для того щоб переглянути допоміжну інформацію потрібно відкрити вкладку «Допомога» відповідного довідника (мал. 43).

мал. 43

Для переключення між вкладками «Довідник», «Детально» і «Допомога» можна використати комбінацію гарячих клавіш Ctrl+Tab.

Довідник «Документи». Функціональні можливості.

---

Довідник «Документи» розташований в розділі Основні. Довідник «Документи» призначений для роботи з документацією, що використовується в обліку роздрібної торгівлі, для фіксації переміщення товару:

• прихідна накладна;
• розхідна накладна;
• розхідне внутрішнє переміщення;
• прихідне внутрішнє переміщення;
• акт списання;
• повернення постачальникові;
• корегуючі по ревізії;
• чеки.

Даний довідник можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Основні/Документи), за допомогою «інспектора довідників» («Основні»/«Документи»).

Головне вікно довідника «Документи» має вигляд (мал. 44):

мал. 44

Таблиця довідника «Документи» складається з наступних стовпців:

• Номер документа (унікальний код – перших три літери якого ідентифікують користувача, що створив цей документ);
• Стан оплати по документу:

— проплата всієї суми;

— переплата;

— проплатили не всю суму;

— проплата не починалась.

• Стан документа:

— зафіксований;

— зафіксований і відвантажений;

— незафіксований.

• Загальний тип:
  • 
    — розхід;

• • 
    — прихід.

• Тип проплати:
  • перерахунок;
  • не оплачувався;
  • мішана;
  • готівка;
  • взаємозалік.
• Тип документа (прихідна накладна, розхідна накладна, чек, акт списання);
• Дата документа (вказується дата створення документа);
• Від кого (назва особи, організації, що продає товар);
• Від кого (повна назва);
• Кому (назва особи, організації, що отримує товар);
• Кому (повна назва);
• СЗ – сума закупки без ПДВ;
• СР – сума реалізації по документу без ПДВ та АП (акцизним податком);
• СЗ (з ПДВ) – сума закупки з ПДВ;
• СР з ПДВ і АП – сума реалізації з ПДВ та АП;
• Сума АП – сума акцизного податку;
• Нац. – націнка (обчислюється за формулою):

Н = СР – СЗ;

Н – націнка;

СР – сума реалізації;

СЗ – сума закупки;

• Аналітичний % націнки (за СР) – відсоток націнки на товар за ціною реалізації (обчислюється за формулою):

АН = ((ЦР-ЦЗ)/ЦР)*100;

АН – аналітичний % націнки;

ЦР – ціна реалізації;

ЦЗ – ціна закупки;

• Офіційний % націнки (за СЗ) – відсоток націнки на товар за ціною закупки (обчислюється за формулою):

ОН = ((ЦР-ЦЗ)/ЦЗ)*100;

ОН – офіційний % націнки;

ЦР – ціна реалізації;

ЦЗ – ціна закупки;

• Час створення – час створення документа;
• Податкова;
• Хто підтвердив;
•  % знижки – відсоток знижки по даному документу;
• С ПДВ – сума ПДВ;
• Відповідальний;
• Примітка.

Перейшовши на вкладку «Детально» користувач має можливість отримати детальну інформацію по вмісту документу (мал. 45)

мал. 45

На даній закладці відображаються, крім зазначених вище даних, таблиця фактури документа з усіма товарами.

Створення, редагування та видалення документів.

---

Cтворення документа.

Для створення документа потрібно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів довідника або це можна зробити за допомогою комбінації гарячих клавіш Ctrl+N (мал. 46).

мал. 46

У вікні «Процедура створення документа» необхідно заповнити основну та додаткову інформацію про документ. До основної інформації належить:

• Примітка про документ (максимальна довжина якої 14 символів) – у примітку може вводитись довільна інформація, однак зазвичай вводиться інформація про номер документа постачальника, яка відображається при друці накладних;
• № документа – (створюється автоматично) перших три символи якого визначають користувача який створив документ, а інші цифри відповідають за номер в черзі створених цим користувачем документів;
• Тип документа – в залежності від потреби користувач може встановити такі типи документів:
  • Прихідна накладна;
  • Розхідна накладна;
  • Розхідне внутрішнє переміщення;
  • Прихідне внутрішнє переміщення;
  • Акт списання;
  • Повернення постачальникові;
  • Рахунок.
• Дата документа;
• Дата фактична;
• Тип оплати;
• Від кого.

Додаткова інформація про документ включає в себе інформацію (мал. 47):

• Відповідальна особа за створення даного документа;
• Відсоток знижки на документ;
• Доручення (по замовчуванні всі поля доручення неактивні) – призначене для виведення при друці видаткових накладних.

мал. 47

Після внесення всіх необхідних даних про документ, потрібно натиснути кнопку «Прийняти», в результаті чого з’явиться вікно фактури новоствореного документа (мал. 48).

мал. 48

В даному вікні користувач вибирає товар який буде внесений в створений документ, вибір товару можна здійснити двома способами:

• вибрати потрібний товар і натиснути «Enter»;
• натиснути клавішу «Додати в документ» , що знаходиться на панелі інструментів.

В діалоговому вікні «Запис в документі» (мал. 49) необхідно вказати: кількість одиниць товару; ЦЗ, ЦЗ (з ПДВ), СЗ, СЗ (з ПДВ) (у випадку зміни одного з цих чотирьох параметрів, три інші змінюються автоматично) і натиснути кнопку «Прийняти».

мал. 49

Після добавлення всіх необхідних товарів до даного документу, потрібно завершити роботу по даному документу, це можна зробити або натиснувши комбінацію клавіш Alt+F4 або натиснути на хрестик в правому верхньому куті вікна. З’явиться діалогове вікно в якому потрібно підтвердити завершення роботи з даним документом (мал. 50).

мал. 50

Фіксація (розфіксація) документів.

---

Після того як документ створений його можна зафіксувати (вибравши відповідний пункт у контекстному меню, яке можна викликати клацнувши ПКМ на відповідному документі (мал. 51). Зафіксований документ не можна редагувати, для цього необхідно документ розфіксувати.

мал. 51

Редагування документа.

---

Для того щоб відредагувати документ, потрібно вибрати його і натиснути відповідну кнопку для редагування або натиснути кнопку «Enter» (мал. 52) (редагувати можна лише ті документи які не є зафіксованими).

мал. 52

Процес редагування документу аналогічний процесу його створення. Відмінністю є те, що при редагуванні документа не можна змінювати:

• тип оплати по документу та тип документа (при введенні основної інформації про документ);
• дату починаючи з якої буде діяти доручення по даному документу (при введенні додаткової інформації про документ).

Видалення документа.

---

Для видалення документа необхідно, щоб він був пустий, тобто не містив ніяких записів.

Друк документів

---

Друк накладних.

По вибраному документу можна роздрукувати накладні різного типу в залежності від типу документа. Друк накладних по вибраному документу можна здійснити за допомогою контекстного меню (по документу клацнути ПКМ і вибрати відповідне меню) (мал. 53).

мал. 53

В залежності від типу вибраного документа можна роздрукувати такі види накладних:

• Для розхідної накладної (мал. 54):
  • податкова накладна;
  • видаткова накладна;
  • рахунок-фактура;

мал. 54

Після вибору типу накладної по даному документу необхідно натиснути кнопку «Прийняти», в результаті чого з’явиться вікно «Роздрукування документу» (мал. 55).

мал. 55

Друк цінників по документу

Друк цінників по вибраному документу можна здійснити за допомогою контекстного меню (по документу клацнути ПКМ і вибрати відповідне меню) (мал. 56).

мал. 56

Після чого з’явиться вікно «Друк цінників по документу», в якому вказано перелік товарів котрі містяться в даному документі та по яким можна роздрукувати цінники. Потім необхідно поставити мітки по товарам, по яким буде здійснюватись друк цінників(мал. 57) та натиснути Виконати.

мал. 57

В результаті з’явиться вікно «Вибір типу цінників» в якому необхідно вказати формат друку цінника:

• маленькі цінники;
• цінник А5;
• цінник А4;
• переоцінка А5;
• акційний А4;
• виробництво;
• холодильна вітрина;
• холодильна вітрина (100г).

та тип цінників:

• звичайні цінники;
• цінники зі знижкою;
• комічний стиль.

Після чого необхідно натиснути клавішу «Прийняти» та через вікно попереднього перегляду документа відправити цінник на друк.

Специфічні операції над документами

Документ на оплату.

При необхідності розхідну накладну (має бути зафіксованою) можна перетворити в документ на оплату, який пробивається на касі. Для цього необхідно клацнути ПКМ по документові та в контекстному меню вибрати «Створити документ на оплату» (мал. 58).

Розхідна накладна при цьому не видаляється. Документи на оплату відображаються в довіднику чеки (Тип документа: Документ на оплату)

мал. 58

Документи на оплату створені з розхідних накладних передаються лише на ту касу де виконано наступні кроки (в програмі ПК Каса):

1. Відкрити «Список документів»;
2. Перейти на вкладку «Нефіксовані»;
3. Натиснути кнопку «Отримати документи на оплату» (мал. 59).

мал. 59

Акт переоцінки.

Процес створення акту переоцінки по відповідному документу буде описаний в розділі «Акти переоцінки».

Комбінований фільтр в довіднику «Документи».

В довіднику «Документи» є можливість використовувати специфічний тип фільтрування записів — комбінований фільтр (Розділ І, пункт «Фільтрування записів в довідниках», підпункт «Комбінований фільтр»). Фільтрування в якому можна здійснювати конкретно по :

• типу документу;
• типу проплати по документу;
• стану проплати по документу.

та по комбінації відповідних типів.

Проплати.

По кожному з документів можна здійснити проплату. Це можна зробити шляхом натиснення ПКМ по вибраному документу та в контекстному меню вибрати пункт «Проплати» (мал. 60).

мал. 60

В результаті з’явиться вікно «Проплати» в якому буде зазначено проплати, які здійснювались по даному документові (мал. 61). По кожній проплаті дана інформація:

• № п/п – номер проплати;
• дата – дата здійснення проплати;
• тип проплати – тип проплати;
• сума, грн. – сума проплати.

мал. 61

Для того, щоб ввести нову проплату по даному документові необхідно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів (мал. 62).

мал. 62

В результаті чого з’явиться вікно «Нова проплата» (мал. 63.)

мал. 63

в якому необхідно вказати:

• тип проплати;
• сума, грн. – сума проплати;
• дата – дата здійснення проплати;

Після чого необхідно натиснути «Прийняти». У вікні «Проплати» з’явиться нова проплата по даному документові.

Окрім додавання можна редагувати проплати по документу – натиснувши на панелі інструментів відповідну кнопку (мал. 64).

мал. 64

Відвантаження документів.

Відвантаження документів введене для розмежування повноважень з документами та для збереження даних. \

Для того, щоб виконати відвантаження документів необхідно, клацнути ПКМ на вибраному документі та вибрати в контекстному меню пункт «Відвантаження документів» (дану операцію можуть виконувати тільки ті користувачі, в яких є відповідні права).

Експорт податкових накладних для ЄРПН.

Для експорту податкових накладних для ЄРПН у формат xml потрібно виконати наступні кроки:

1. Наведіть курсор миші на розхідну накладну, відкрийте меню (правою клавішею миші), та виберіть «Експорт ПН для ЄРПН» (мал. 65)

мал. 65

2. Якщо потрібно, введіть номер податкової накладної (номер генерується автоматично для кожної податкової) (мал. 66).

мал. 66

3. В наступному вікні є можливість відмовитися від експорту податкової накладної. Якщо потрібно відмовитися натисніть «Ні», для підтвердження експорту натисніть «Так» (мал. 67)

мал. 67

4. У вікні «Експорт податкових в XML» (мал. 68) потрібно внести ПІБ директора чи головного бухгалтера, та шлях до папки «Директорія з файлами», куди будуть експортуватися XML (на магазинах "Арго-Р", "Тимаг", "НК Рітейл" шлях вже вказаний, змінювати не потрібно). При експорті в XML нових документів, введені дані з попереднього разу автоматично підставляються.

Після введення даних натисніть кнопку «Виконати».

Хід виконання експорту в XML відображається в полі «Виконання». Успішний експорт в XML закінчується стрічкою «КІНЕЦЬ ЕКСПОРТУ». Якщо під час експорту виникла помилка, в полі «Виконання» буде відображатися !!! - Помилка - !!! та опис помилки.

мал. 68

Якщо необхідно експортувати в XML податкові (всі, або ще не експортовані) за певний період часу, виконайте експорт через головне меню Звіт --> Експорт…--> в . XML

Довідник «Чеки»

В довіднику «Чеки» відображаються фіксовані чеки, повернення від покупця та документи на оплату. Чеки можна відфільтрувати по касирах, по складах, та на основі іншої інформації.

Даний довідник можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Основні/Чеки); за допомогою «Інспектора довідників» («Основні»/«Чеки»).

Головне вікно довідника «Чеки» має вигляд (мал. 69):

мал. 69

В довіднику «Чеки» на вкладці Довідник міститься така інформація про чеки:

• номер чеку;
• час створення;
• час фіксування;
• дата створення;
• СР;
• СР(з ПДВ);
• СЗ;
• СЗ(з ПДВ);
• тип оплати;
• % націнки;
• ім’я касира;
• % знижки;
• % бонусу;
• та ін.

На вкладці «Детально» міститься детальна інформація про вибраний чек (мал. 70).

мал. 70

Заміна клієнта

Є можливість роздрукувати податкову накладну для покупця, змінивши перед цим ім’я клієнта, яке буде відображатися в податковій накладній. Для зміни ім’я клієнта необхідно на потрібному чеку натиснути ПКМ, та вибрати «Замінити клієнта» (мал. 71).

мал. 71

У вікні редагування документа, на вкладці «Основні» в полі «Кому», необхідно вибрати потрібного клієнта (мал. 72).

мал. 72

Для збереження зміни, потрібно натиснути «Продовжити», «Прийняти».

Друк податкової накладної

Для друку податкової накладної, виберіть потрібний чек, натисніть ПКМ, та натисніть «Роздрукувати» (мал. 73).

мал. 73

У вікні «Друк документу» необхідно вказати вид документа – «Податкова накладна», та натиснути «Прийняти» (мал. 74).

мал. 74

В наступному вікні потрібно вказати № податкової, натиснути «ОК», та в наступному вікні знову натиснути «ОК» (мал. 75).

мал. 75

Перезавантаження чеків

У випадку коли дані z - звіту каси не співпадають з даними ПК Капітал, є можливість перезавантажити повторно чеки з цієї каси. Для цього потрібно виконати наступні кроки в ПК Капітал:

1. В довіднику "Чеки" вибираємо потрібну касу (мал. 76):

мал. 76

2. Вказуємо період (мал. 77):

мал. 77

3. Натискаємо кнопку "Перезавантажити чеки", та погоджуємося з запитом (мал. 78).

У вікні виконуваних дій, натискаємо "ОК". Через 30хв чеки з вибраної каси мають перезавантажитися (мал. 79).

мал. 79

Довідник «Товари». Функціональні можливості

Довідник «Товари» призначений для роботи з усією номенклатурою, яка підлягає продажі, переміщенню або списанню. Запустити довідник «Товари» можна кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Основні/Товари), за допомогою «інспектора довідників» («Основні»/«Товари»). Головне вікно довідника «Товари» має вигляд (мал. 80).

мал. 80

В довіднику «Товари» міститься інформація по всьому товару, який продає чи купує підприємство. В «Товарах» на вкладці Довідник міститься така інформація про товари:

• код – унікальний код товару;
• стан залишку товару:

— товар у наявності (залишок більший його мінімального залишку);

— залишок товару рівний його мінімальному залишку;

— залишок товару менший його мінімальному залишку;

— залишок товару нульовий;

— залишок товару від’ємний.

• повна назва – повна назва товару;
• залишок – залишок товару;
• мінімальний залишок – мінімальний залишок даного товару,
• ЦР(з ПДВ) –ціна реалізації з ПДВ;
• ЦЗ(з ПДВ) – ціна закупки з ПДВ;
• СЗ(з ПДВ) – сума закупки з ПДВ;
• кількість штрихкодів – кількість штрихкодів, заведених на даний товар (за допомогою штрихкодів відбувається пошук товарів);

Перейшовши на вкладку «Детально» користувач має можливість отримати детальну інформацію по вибраному товару, зокрема його детальні характеристики та властивості (мал. 81). Окрім зазначених вище даних в даній закладці міститься така інформація по товару:

• група – група до якої належить даний товар;
• коротка назва – назва товару для друку на PPO, по якому здійснюється пошук в БД;
• одиниця виписки – одиниця виписки товару;
• спец. група – окремі спеціальні групи, які служать для створення звітів;
• тип ПДВ – тип ПДВ до якого відноситься товар;
• максимальний процент знижки – максимальний процент знижки на товар;
• одиниця виписки – тип товару (ділимий чи неділимий);
• виробник – виробник товару.

мал. 81

Створення, редагування та видалення товару

Створення нового товару.

Для створення нового товару потрібно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів довідника

або це можна зробити за допомогою комбінації гарячих клавіш Ctrl+N В результаті чого з’явиться вікно «Створення нового товару». Дане вікно складається з чотирьох закладок:

• основні;
• додатково;
• штрихкоди;
• ціна.

в кожній з яких вказується відповідна інформація по товару.

На закладці «Основні» необхідно вказати основну інформацію про товар, зокрема (мал. 82):

• група товарів;
• код товару (створюється автоматично) – під час створення товару, який є ділимим (ваговим), йому присвоюються коди :

— від 220000 до 223999

— від 280000 до 283999;

• спец. група (вказується за необхідності);
• назва товару (максимальна довжина 40 символів);
• коротка назва товару (максимальна довжина 24 символи);
• тип товару;
• код УКТЗ;

мал. 82

Після заповнення основної інформації про товар потрібно натиснути кнопку «Продовжити», що призведе до відкриття закладки по заповненню додаткової інформації по товару (мал. 83):

• тип ПДВ;
• к-сть в упаковці;
• виробник (торг. марка);
• вага/місткість – об’єм новоствореного товару (в залежності від типу товару – це буде: або вага, або місткість );
• од. виміру – одиниця виміру об’єму товару;
• мін залишок – мінімальний залишок новоствореного товару;
• термін придатності;
• ділимий товар – ставиться відмітка, якщо товар є ділимим (зазвичай для вагових товарів);
• видимий товар – (дана властивість дозволяє зберігати ті дані про товар, який дуже рідко буде використовуватись) товар який видно в усіх довідниках; у випадку, якщо товар є «невидимим», то на нього накладаються такі обмеження:
  • «невидимий товар» видно тільки при створенні документу «Прихідна накладна»;
  • «невидимий товар» видно при створенні «Акту інвентаризації» товару;
  • «невидимий товар» автоматично змінюється на «видимий», якщо на даному товарі з’являється залишок;
  • товарові можна присвоїти значення «невидимий товар», лише у випадку, коли залишок даного товару рівний 0;
  • «невидимий товар» видно у довіднику «Документи» по комбінованому фільтру та по правах користувачів;
  • «невидимий товар» видно в звітах по руху товару;
• активний товар (не активний товар не можна продати по касі, але можна поставити на прихід);
• бонусний товар;
• підприємець;
• психологічний.

мал. 83

На закладці «Штрихкоди» необхідно вказати номер штрихкоду, що буде відповідати даному товару, тип штрихкода та ціна по даному штрихкоду (мал. 84).

Ціна в закладці «Штрихкоди» на даний момент не використовується. Вона призначена для того, щоб у випадку якщо на даний товар буде створено декілька штрихкодів то по різних штрихкодах буде накладатись різна ціна на товар (на даний момент ця процедура не працює).

мал. 84

На закладці «Ціна» вказується єдина інформація – участь у дисконтній програмі (мал. 85).

мал. 85

Після внесення всіх необхідних даних про товар, потрібно натиснути кнопку «Прийняти», в результаті чого новостворений товар внесеться до довідника «Товари». Редагування товару.

Для того щоб змінити інформацію про товар, потрібно вибрати його і натиснути відповідну кнопку для редагування на панелі інструментів (мал. 86).

мал. 86

або натиснути кнопку «Enter». Процес редагування документу аналогічний процесу його створення. Видалення товару. Для видалення товару необхідно, вибрати і натиснути кнопку видалення на панелі інструментів (мал. 87).

мал. 87

У випадку, якщо по товару вже здійснювався рух документів, то його видалення не можливе.

Рух документів

Для того, щоб здійснити перегляд документів, в яких задіяний товар, потрібно вибрати необхідний товар та за допомогою контекстного меню (по товару клацнути ПКМ і вибрати відповідне меню «Рух документів») (мал. 88).

мал. 88

В результаті чого з’явиться вікно в якому міститься інформація про рух документів по вибраному товару (мал. 89).

мал. 89

В даному вікні містяться документи, в яких був задіяний даний товар. При чому по кожному документу буде зазначено:

• основна інформація по документові;
• кількість товару, що проходила по кожному документу;
• ціну на товар;
• користувач, що змінював ціну на відповідний товар;
• дата створення документа;
• номер документа.

Для того, щоб детально переглянути відповідний документ потрібно натиснути клавішу Enter.

Операції над товарами

---

Створити подібну

У випадку, якщо необхідно створити товари подібні до вже існуючих, необхідно вибрати товар, по аналогії якого буде створений новий, та клацнути ПКМ і в контекстному меню вибрати пункт «Створити подібну» (мал. 90).

мал. 90

В результаті з’явиться вікно «Редагування товару», яке включає в себе ті ж дані, що й вікно створення нового товару, чи редагування вже існуючого та аналогічно заповняється. В результаті в довіднику «Товари», з’явиться товар з подібними параметрами того, який ми вибирали.

Друк цінників

Друк цінників по вибраному товару можна здійснити за допомогою контекстного меню (по товару клацнути ПКМ і вибрати відповідне меню «Друк цінників») (мал. 91).

мал. 91

В результаті чого, з’явиться вікно «Вибір типу цінників» в якому необхідно вказати формат друку цінника (мал. 92):

мал. 92

• маленькі цінники;
• цінник А5;
• цінник А4;
• переоцінка А5;
• акційний А4;
• виробництво;
• холодильна вітрина;
• холодильна вітрина(100г).

та тип цінників:

• звичайні цінники;
• цінники зі знижкою;
• комічний стиль.

Після чого необхідно натиснути клавішу «Прийняти» та через вікно попереднього перегляду документа відправити цінник на друк.

Друк етикеток

Етикетки призначені для стикерування товарів, що не мають штрихкод (наприклад хліб).

Друк етикеток по вибраному товару можна здійснити за допомогою контекстного меню (по товару клацнути ПКМ і вибрати відповідне меню «Друк етикеток» (мал. 93):

мал. 93

В результаті чого, з’явиться вікно «Етикетки» в якому необхідно вказати розмір етикетки, кількість етикеток та натиснути «Підтвердити» (мал. 94):

мал. 94

Для друку етикеток у вікні попереднього перегляду, потрібно натиснути

Журнал зміни цін

По кожному з товарів є можливість переглянути інформацію по зміні його ціни за певний період часу. Це можна зробити шляхом натиснення ПКМ, на відповідному товарі, та в контекстному меню, що з’явиться, вибрати пункт «Журнал зміни цін» (мал. 95).

мал. 95

В результаті чого з’явиться вікно «Журнал зміни цін» (мал. 96)

мал. 96

в якому необхідно визначити період часу, за який потрібно переглянути зміну ціни на вибраний товар. Здійснивши це - програма відобразить користувачеві таку інформацію:

• дата/час зміни – точний час зміни ціни по вибраному товару;
• ціна реалізації – нова ціна реалізації вибраного товару;
• встановив – користувач, який встановив нову ціну на товар(коротке ім’я);
• повне ім’я – повне ім’я користувача, який встановив нову ціну на товар.

Довідник «Клієнти». Функціональні можливості

Довідник «Клієнти» призначений для обліку даних про всіх клієнтів, з якими здійснюється співпраця.

Запустити довідник «Клієнти» можна кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Основні/Клієнти), за допомогою «інспектора довідників» («Основні»/«Клієнти).

Головне вікно довідника «Клієнти» має вигляд (мал. 97).

мал. 97

В довіднику «Клієнти» міститься така інформація по клієнтах:

• код – код клієнта;
• юридична назва – повне ім’я клієнта;
• коротка назва – коротке ім’я клієнта (використовується при роботі з документами);
• юридична адреса – адреса клієнта (де зареєстрований);
• фактична адреса – адреса клієнта (місце доставки товару);
• телефон – контактний телефон клієнта;
• к-сть карток – кількість карток, які оформлені на даного клієнта;
• ЄДРПОУ – (Єдиний Державний Реєстр Підприємств і Організацій України) унікальний номер підприємства (ЗКПО);
• дата створення – дата створення клієнта;
• дата зміни – дата останньої зміни у відомостях про клієнта;
• час зміни – дата останньої зміни у відомостях про клієнта;
• змінював – особа, яка здійснювала останню зміну у відомостях про клієнта;
• CLIENT_ID – унікальний ідентифікатор клієнта;
• IS_PDV - вказує, чи є даний клієнт платником ПДВ;
• GRPC_ID – унікальний ідентифікатор групи клієнта.

Перейшовши на вкладку «Детально» користувач має можливість отримати детально інформацію про клієнта та про його банківські реквізити (мал. 98):

• № рахунку – номер банківського рахунку відкритого на ім’я клієнта;
• назва банку – назва банку, де відкритий рахунок клієнта;
• МФО – банківський реквізит (унікальний код);

мал. 98

Створення, редагування та видалення клієнтів

Створення клієнта Для створення клієнта необхідно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів довідника (мал. 99)

мал. 99

або це можна зробити за допомогою комбінації гарячих клавіш Ctrl+N.

В результаті чого з’явиться вікно «Створення нового клієнта». Дане вікно складається з таких закладок:

• основні;
• контакти;
• додатково;
• угода;
• податкові реквізити;
• рахунки;
• умови співпраці.

в кожній з яких вказується відповідна інформація про клієнта.

На закладці «Основні» необхідно вказати основну інформацію про клієнта, зокрема (мал. 100):

• група клієнтів – група клієнтів до якої буде відноситись новостворений клієнт;
• код клієнта – код клієнта, максимальна довжина якого 7 символів;
• юридична назва – повне ім’я клієнта, максимальна довжина якого 50 символів;
• коротка назва – коротке ім’я клієнта, максимальна довжина якого 30 символів.
• тип – тип клієнта до якого буде відноситись новостворений клієнт (потрібно поставити помітку).

мал. 100

Після заповнення основної інформації про клієнта потрібно натиснути кнопку «Продовжити», що призведе до відкриття закладки по заповненню додаткової інформації по клієнту (мал. 101):

• юридична адреса – адреса клієнта, максимальна довжина якої 150 символів;
• фактична доставки – адреса по якій буде доставлено товар для даного клієнта, максимальна довжина якої 150 символів;
• телефон – контактний телефон клієнта, максимальна довжина якого 24 символи;
• електронна адреса – електронна адреса клієнта, максимальна довжина якого 60 символи;

мал. 101

На закладці «Додатково» вікна «Створення нового клієнта» необхідно вказати (мал. 102):

• директор – ПІБ директора;
• форма власності – форма власності, до якої відноситься установа в якій працює даний клієнт.

мал. 102

На закладці «Угода» (мал. 103) вікна «Створення нового клієнта» необхідно вказати:

• дату заключення договору;
• номер договору – максимальна довжина якого 20 символів;
• тип договору.

мал. 103

Закладка «Податкові реквізити» (мал. 104) вікна «Створення нового клієнта» включає в себе інформацію про: ЗКПО (ЄДРПОУ);

• інд. под. номер – індивідуальний податковий номер, максимальна довжина якого 12 символів;
• № свідоцтва платника податку - максимальна довжина якого 8 символів;
• Платник ПДВ – зазначення, що даний клієнт є платником ПДВ.

мал. 104

Закладка «Рахунки» вікна «Створення нового клієнта» необхідно вказати банківські реквізити клієнта (можливо зазначати декілька банківських реквізитів) (мал. 105).

мал. 105

Закладка «Умови співпраці» вікна «Створення нового клієнта» необхідно вказати кількість днів відтермінування (мал. 106).

мал. 106

Після заповнення всіх даних про клієнта необхідно натиснути кнопку «Прийняти», в результаті чого новостворений клієнт з’явиться у довіднику клієнтів.

Редагування клієнтів.

При необхідності можна змінити інформацію про клієнта. Для цього необхідно вибрати відповідного клієнта, натиснути кнопку редагування на панелі інструментів (мал. 107).

мал. 107

Видалення клієнтів.

Для видалення клієнтів необхідно, вибрати відповідного клієнта та натиснути кнопку видалення на панелі інструментів (мал. 108).

мал. 108

Видалення клієнтів можливе лише тільки у випадку, якщо по них ще не здійснювався рух документів.

При роботі з документами, в ролі посилання на клієнта, використовується його коротка назва.

Рух документів по клієнту

По будь-якому з клієнтів довідника «Клієнти» можна переглянути рух документів. Для цього необхідно вибрати відповідного клієнта в довіднику клієнтів та викликати контекстне меню (клацнувши ПКМ) та вибрати в меню пункт «Рух документів» (мал. 109).

мал. 109

В результаті чого з’явиться вікно «Рух документів по клієнту» (мал. 110), в якому необхідно зазначити проміжок часу, за який необхідно вивести документи по даному клієнту, та вибрати які саме документи будуть відображатися: «Всі документи», «Прихід від клієнта», «Розхід на клієнта» (по замовчуванні встановлені «Всі документи»).

мал. 110

Довідник «Акти переоцінок». Функціональні можливості

Довідник «Акти переоцінки» служить для контролю, зміни та встановлення ціни реалізації товару. Акт переоцінки є документом, що підтверджує факт встановлення ціни на певний товар. В даному довідникові міститься інформація про всі акти на основі яких здійснювалась переоцінка товару.

Довідник «Акти переоцінок» можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Основні/Акти переоцінок), за допомогою «інспектора довідників» («Основні»/«Акти переоцінок).

Головне вікно довідника «Акти переоцінок» має вигляд (мал. 111).

мал. 111

Таблиця довідника «Акти переоцінок» містить такі стовпці:

• № п/п - порядковий номер акту (унікальний ідентифікатор кожного документа);
• Примітка - додаткова інформація для користувача (якщо акт створений на основі прихідної накладної, то в це поле перенесеться примітка з відповідного документу).
• Дата - дата створення акту переоцінки товару;
• Сума закупки – сума закупки товару (обчислюється за формулою:

СЗ=К_М.Ф. × Ц_З.А.

СЗ - сума закупки товару;

К_М.Ф. - к-сть товару на момент фіксування;

Ц_З.А. - ціна закупки товару в акті переоцінки;

• Сума реалізації – сума реалізації товару (обчислюється за формулою):

СР=К_М.Ф. × Ц_Р.А.

СР - сума реалізації товару;

К_М.Ф. - к-сть товару на момент фіксування;

Ц_Р.А. - ціна закупки товару в акті переоцінки;

• Відсоток нац. - відсоток націнки на товар (обчислюється за формулою):

ВН = Н_ПДВ ÷ СЗ

ВН - відсоток націнки на товар;

Н_ПДВ - націнка на товар з ПДВ;

СЗ - сума закупки товару;

• Націнка (з ПДВ) - сума націнки на товар з ПДВ (обчислюється за формулою):

СН = СР - СЗ

СН - сума націнки на товар з ПДВ;

СР - сума реалізації;

СЗ - сума закупки;

• Надруковано – вказується кількість посилань на друк даного акту переоцінки.

— акт переоцінки не зафіксований;

— акт переоцінки зафіксований;

Перейшовши на вкладку «Детально» користувач має можливість отримати детальну інформацію по вмісту вибраного акту переоцінки (мал. 112).

мал. 112

На даній закладці відображається, крім зазначених вище даних, такі поля:

• Код товару - внутрішній код товару, що присвоюється товару автоматично при створенні та редагуванні;
• Повна назва товару - повна назва товару;
• Залишок – залишок товару, який був на момент фіксування акту переоцінки;
• Вх. ціна з ПДВ - ціна закупки товару, на момент додання запису в акт;
• Ціна реалізації з ПДВ - ціна реалізації товару, встановлена актом переоцінки;
• Відсоток нац. - відсоток націнки (обчислюється за формулою):

ВН = Н ÷ Ц_ВХ.ПДВ

ВН - відсоток націнки;

Н - націнка;

Ц_ВХ.ПДВ - вхідна ціна з ПДВ;

• Націнка - сума націнки з ПДВ (обчислюється за формулою):

СН = ЦР - Ц_ВХ.ПДВ

СН - сума націнки на товар з ПДВ;

ЦР - ціна реалізації товару з ПДВ;

Ц_ВХ.ПДВ - вхідна ціна на товар з ПДВ;

Створення та редагування актів переоцінок

Для створення нового акту переоцінки необхідно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів довідника „Акти переоцінки" (мал. 113).

мал. 113

або це можна зробити за допомогою комбінації гарячих клавіш Ctrl+N.

В результаті чого з’явиться вікно «Процедура створення акту переоцінки» (мал. 114).

мал. 114

В якому необхідно вказати основні атрибути акту переоцінки:

• Примітка - довільна текстова інформація (максимальна довжина 14 символів);
• Відсоток націнки на документ - відсоток націнки на документ відносно останньої ціни закупки товару (встановлено по замовчуванні). Дана інформація переноситься в документ з довідника «Товари» всі товари;
• Метод округлення - метод генерації відпускної ціни:
• * До двох знаків – відпускна ціна округлюється до двох знаків після коми;
• * До двох знаків на 0,09 - відпускна ціна закінчується на дев'ять копійок (доповнюється до більшого);
• * До одного знаку - відпускна ціна округлюється до одного знаку після коми.

Після внесення всіх необхідних даних про документ, потрібно натиснути кнопку «Прийняти», в результаті чого з’явиться вікно фактури новоствореного акту переоцінки (мал. 115).

мал. 115

В даному вікні користувач вибирає товар який буде внесений в створений документ, вибір товару можна здійснити двома способами:

• вибрати потрібний товар і натиснути «Enter»;
• натиснути клавішу «Додати в документ» , що знаходиться на панелі інструментів.

Пошук товару також може здійснюватись за допомогою дерева груп, що знаходиться внизу зліва вікна, або за допомогою фільтра, що активується набором тексту в полях довідника.

Після того, як документ заповнено, можна переходити до ручного редагування цін безпосередньо в самому документі. Для цього потрібно натиснути на «Enter», знаходячись у потрібному місці.

Вікно редагування ціни має наступний вигляд (мал. 116):

мал. 116

Воно складається з полів:

• ЦЗ (з ПДВ) – ціна закупки з ПДВ (змінити не можна);
• Відсоток націнки – відсоток націнки;
• ЦР з ПДВ – ціна реалізації з ПДВ;

Нову ціну реалізації товару можна задати двома способами:

• вказавши новий відсоток націнки відносно останньої ціни закупки;
• вказавши нову ціну реалізації товару з ПДВ;

Окрім зазначених полів дане вікно містить інформацію, про кількість товару, який є на залишку. Це зроблено для того, щоб можна було визначити, чи варто здійснювати переоцінку товару (дана дія може бути надто громіздкою, якщо кількість товару на залишку з іншою вхідною ціною, надто велика).

Створення акту переоцінки на основі прихідної накладної

Дана процедура згадувалась раніше, під час роз’яснення властивостей довідника «Документи», а саме, при спробі вибрати пункт контекстного меню «Створення подібних/Акти переоцінки». Дана процедура дозволяє створити акт переоцінки, з акту наповненого товаром та цінами закупки, що були в прихідній накладній. Це дозволить зекономити багато робочого часу працівнику, що здійснюватиме переоцінку, оскільки, як правило закупівельна ціна змінюється прихідною накладною, і майже весь товар доводиться переоцінювати.

Для того, щоб створити акт переоцінки на основі прихідної накладної необхідно в довіднику «Документи» знайти потрібну прихідну накладну, викликати контекстне меню, клацнувши ПКМ на ній, та вибрати – „Акт переоцінки” (мал. 117).

мал. 117

Після чого з'явиться вікно «Процедура створення акту переоцінки» у якому необхідно встановити параметри автоматичної генерації цін (мал. 118), зокрема:

• Відсоток націнки на документ;
• Метод округлення - метод генерації відпускної ціни:
  • До одного знаку – відпускна ціна округлюється до одного знаку після коми;
  • До двох знаків – відпускна ціна округлюється до двох знаків після коми;
  • До двох знаків на 0,09 - відпускна ціна закінчується на дев'ять копійок (доповнюється до більшого);
• Спосіб нарахування;

Зовнішній номер накладної автоматично переміститься в поле Примітка новоствореного акту.

мал. 118

Після чого необхідно натиснути кнопку «Прийняти». В результаті чого, автоматично згенерується акт переоцінки. Якщо ціни в акті переоцінки не є правильними, то тоді, їх необхідно відредагувати.

Фіксування акту переоцінки

Зафіксувати акт можна через контекстне меню, клацнувши ПКМ по необхідному акті і вибрати пункт "Зафіксувати"(мал. 119).

мал. 119

Команда Зафіксувати переводить акт у зафіксований стан. При цьому встановлюються ціни реалізації такими, що були вказані у акті.

Після цього розфіксування акту не можливе. Зміна цін зафіксованих не правильним актом можлива лише створенням та фіксуванням наступного акту.

Блокування і друк акту переоцінок, а також друк цінників по актах переоцінок здійснюється, викликається аналогічно, як і в довіднику «Документи».

Довідник "Автозамовлення". Функціональні можливості

Довідник «Автозамовлення» - дозволяє планувати замовлення товарів згідно визначених потреб.

Запустити довідник «Автозамовлення» можна кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Основні/Автозамовлення), за допомогою «інспектора довідників» («Основні»/«Автозамовлення»).

Головне вікно довідника «Автозамовлення» має вигляд (мал. 120).

мал. 117

Таблиця довідника «Автозамовлення» включає в себе такі дані:

• № п/п - порядковий номер акту авто замовлення;
• Примітка – додаткова інформація, щодо акту автозамовлення;
• Дата – дата здійснення автозамовлення;
• К-сть проаналізованих днів – кількість днів, які будуть аналізуватися;
• На скільки днів замовлено – термін на який здійснено автозамовлення товару;
• Постачальник – назва клієнта, що буде здійснювати постачання товару;
• Відповідальний – відповідальна особа за акт авто замовлення товару.

Перейшовши на вкладку «Детально» користувач має можливість отримати детальну інформацію по вибраному запису (мал. 121), зокрема на даній закладці міститься коротка інформація про товари, які включено до вибраного акту автозамовлення (дана інформація взята з довідника «Товари»):

мал. 117

Створення та редагування автозамовлень

Для створення нового автозамовлення слід натиснути відповідну кнопку розташовану на панелі інструментів довідника „Автозамовлення" (мал. 122).

мал. 122

або натиснути комбінацію гарячих клавіш Ctrl+N.

В результаті з’явиться вікно «Створення нового замовлення» (мал. 123).

мал. 123

В даному вікні «Створення нового замовлення» необхідно вказати:

• основні дані замовлення:
  • Примітка – додаткова інформація, щодо даного замовлення, максимальна довжина якого 30 символів;
  • № - номер відповідного замовлення;
  • Постачальник – постачальник товару за даним замовленням;
  • Відповідальний – відповідальна особа за створення даного акту замовлення товару;
  • Дата приходу – дата приходу замовлення;
  • Склад – склад на який буде здійснюватись постачання замовлення.
• аналіз (мал. 124):

мал. 124

• На скільки днів замовити - термін на який робиться замовлення (більше 30-ти днів програма не дає проставити);
• К-сть проаналізованих днів - період за який аналізуються продажі (рекомендується проставляти не менше 14 днів, проте чим більший період тим точнішим буде замовлення, але тим довше буде виконуватися «Автозамовлення»);
• Період – використовується для замовлення сезонних товарів, наприклад для замовлення новорічних ялинок потрібно використати період з 01.12.09 по 31.12.09р

При натисненні кнопки "Прийняти" відкриється вікно «Редагування автозамовлення №…» (мал. 125).

Далі потрібно вибрати товар і перенести його в документ натисненням клавіші Enter або кнопку на панелі інструментів.

мал. 125

При натисненні кнопки , в документ перекинеться весь список товарів.

Не рекомендується закидати в автозамовлення (за допомогою кнопки «Додати в документ все») одночасно надто велику кількість позицій (більше 50).

Для пошуку товару є можливість використовувати наступні поля:

• «Код»;
• «Код централізації»;
• «Повна назва»;
• «Виробник (Т.М.);
• Штрих-код;
• Група товару;

А також можна використовувати гілку дерева груп.

В автозамовлення потрапляють лише видимі та активні товари (мал. 126).

мал. 126

Формула визначення запропонованого замовлення:

«Середньоденні продажі»* «На скільки днів замовляти» + «Мін залишок» – «Залишок на кінець»,

де «Середньоденні продажі» = Розхід к-сть по чеках та розх. накладних за період аналізу / «Днів був», де «Днів був» к-сть днів в які залишок товару на кінець дня був більше «0» або був розхід товару по чеках або розхідних накладних.

В замовленнях що виконуються на центральному офісі додатково до запропонованого може додаватися к-сть, що має бути присутня на додаткових місцях продажу.

Мінімальний залишок та категорія автоматично розраховується (згідно аналізу продаж) на центральному офісі та передається на магазин під час синхронізації.

Після того як позиції занесені в вікно редагування автозамовлення необхідно (при потребі) відредагувати колонку «Замовлено», це можна зробити натиснувши кнопку «Редагувати запис», або клавішу «Enter» на клавіатурі (мал. 127).

мал. 127

Після редагування потрібних позицій є можливість видалити з документу позиції замовлення по яких рівне «0», натиснувши кнопку «Видалити нульові замовлення» (проте можна цього і не робити – після фіксування даного автозамовлення ці позиції будуть автоматично видалені), а також видалити за дубльовані позиції, натиснувши кнопку «Видалити товари, що повторюються» .

Після того як автозамовлення буде зафіксоване, його можна роздрукувати або експортувати в електронний формат – для цього правою клавішею миші визиваємо контекстне меню та вибираємо необхідну дію (мал. 128).

мал. 128

Після того як автозамовлення було роздруковане або експортоване – його редагування неможливе.

Автозамовлення, що отримані з центрального офісу – не редагуються.

Процедура створення прихідної накладної з авто замовлення

Прихідна накладна створюється лише на основі одного або декількох (потрібні автозамовлення необхідно виділити клавішею «Insert» на клавіатурі) зафіксованих автозамовлень. Для створення необхідно викликати на потрібному автозамовленні контекстне меню (правою клавішею миші) та вибрати пункт «Дії над помітками»/«Створити прихідну накладну» (мал. 129). При цьому в списку документів з’явиться відповідна прихідна накладна, а автозамовлення відмітиться зеленим кольором.

мал. 129

Створення прихідної накладної на основі декількох автозамовлень можливе лише тоді, коли однаковий постачальник. При дублюванні позицій в автозамовленнях на основі яких створюється прихідна накладна до уваги береться позиція з автозамовлення з більшим № пп.

Термін дії автозамовлення (протягом якого можна створити на основі автозамовлень прихідну накладну) – сім днів з моменту створення автозамовлення.

На основі одного автозамовлення можливо створити декілька прихідних накладних, але наступну прихідну можна створювати лише коли попередня буде зафіксована, при цьому в наступну можуть попасти лише ті позиції які не попали в попередню, або ті кількість яких в попередній є меншою ніж кількість в замовленні.

Кількість товару в прихідній накладній редагується в більшу сторону не більше ніж на 10%, але мінімум на 1 шт. (кг) - наприклад якщо в замовленні 7 шт., то на прихід можна поставити 8, а якщо в замовленні 20 шт. – то 22 шт.

Додатково (крім тих що є в авто замовленні) в прихідну накладну можна добавити не більше двох позицій (при умові що вони видимі та активні), для цього необхідно натиснути кнопку «Не з автозамовлення» та вибрати потрібні позиції, для повернення до позицій з автозамовлення необхідно ще раз натиснути кнопку «Не з автозамовлення» (мал. 130).

мал. 130

В прихідній накладній (в довіднику документів) показано номера автозамовлень на основі яких вона створена, а натиснувши правою клавішею «миші» на прихідній накладній та вибравши в випадаючому меню пункт «Показати замовлення» (мал. 131) – випадає таблиця порівняння прихідної накладної з замовленням (мал. 132).

мал. 131

мал. 132

Довідник "Шаблони автозамовлення". Функціональні можливості

Довідник «Шаблони автозамовлення» - призначений для організації роботи з автозамовленнями, шляхом створення електронного графіку завмовлень відповідно до періодичності поставок.

Запустити довідник «Шаблони автозамовлення» можна кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Основні/Шаблони автозамовлення), за допомогою «інспектора довідників» («Основні»/«Шаблони автозамовлення»). Головне вікно довідника «Шаблони автозамовлення» має вигляд (мал. 133).

мал. 133

Опис елементів вікна:

1 - додає новий запис.

2 - редагує створений запис.

3 - створення автозамовлення з шаблону на сьогоднішній день.

4 - фільтр відображення створених шаблонів по складах.

5 - відображення створених шаблонів по днях (при створенні шаблону, вибирається день - «категорія»).

6 - відображаються шаблони, в яких при створенні було вибрано категорію – «Без категорії».

Створення шаблонів автозамовлення

Натиснути кнопку додати запис . На вкладці «Основні», потрібно вказати примітку, категорію (день, на який буде створюватися автозамовлення), постачальника та склад. Натиснути «Продовжити».

На вкладці «Аналіз», потрібно проставити на скільки днів замовляється товар, вибрати кількість проаналізованих днів, або період аналізу. Натиснути «Прийняти» (мал. 134).

мал. 134

Після внесення даних на вкладках «Основні» та «Аналіз», з’явиться вікно вибору торгових марок (мал. 135).

Для того щоб добавити потрібну торгову марку в автозамовлення, потрібно відшукати її в списку зліва та натиснути кнопку , для видалення з автозамовлення ТМ потрібно відшукати ТМ в списку з права та натиснути кнопку . Після вибору необхідних ТМ, потрібно закрити вікно.

мал. 135

Після цього створений шаблон буде відображатися в категорії (день тижня; без категорії), яку було обрано при створенні шаблону.

Створення автозамовлення з шаблону автозамовлення

Для створення автозамовлення з усіх шаблонів сьогоднішнього дня, потрібно натиснути кнопку «Створити сьогоднішні» (мал. 136).

мал. 136

мал. 137

По замовчуванню стоїть помітка «Усі» (мал. 137) (будуть створенні замовлення для всіх шаблонів сьогоднішнього дня), якщо необхідно створити для окремих шаблонів, потрібно зняти помітку «Усі», та поставити помітку біля потрібних шаблонів і натиснути «Виконати». Якщо необхідно створити автозамовлення з шаблонів іншого дня, необхідно вибрати потрібний день з випадаючого списку «Категорія».

Для створення автозамовлення з потрібного шаблону, необхідно вибрати шаблон натиснути ПКМ, та натиснути «Створити автозамовлення» (мал. 138).

мал. 138

Після цього заходимо в довідник автозамовлення, де будуть відображені створені замовлення з шаблонів, якщо автозамовлення не відображаються, необхідно оновити довідник «Автозамовлення» натиснувши кнопку , та перевірити чи правильно вказаний «Робочий період», та фільтр «Склад» (мал. 139):

мал. 139

Довідник «Підсумкові денні ПН»

Довідник «Підсумкові денні ПН» розташований в розділі «Звітність». Даний довідник призначений для створення, відображення та експорту підсумкових денних накладних.

Для доступу в даний довідник мають бути надані права для групи, в яку входить користувач. Права надаються через довідник «Доступи» (мал. 140).

мал. 140

Створення підсумкових денних ПН виконується по чеках «Складу» платника ПДВ, за виключенням:

1. Чеків, на які була виписана ПН платнику ПДВ;
2. Чеків з поповненням мобільного рахунку;
3. Документів на оплату;
4. Суми акцизного податку.

ПН створюються окремо для кожного дня. Щоб створити ПН, необхідно натиснути кнопку «новий запис», та вибрати потрібну дату (мал. 141):

мал. 141

При додаванні нового запису в довідник, створюються такі типи ПН (мал. 142):

1. ПДВ 20% готівка;
2. ПДВ 20% перерахунок;
3. ПДВ 7% готівка;
4. ПДВ 7% перерахунок;
5. ПДВ 0% готівка;
6. ПДВ 0% перерахунок;
7. Комісія з поповнення.

мал. 142

На вкладці «Детально», можна переглянути розширену інформацію вибраної ПН (мал. 143):

мал. 143

У разі виявлення розбіжностей між податковою накладною із z-звітом, в податкових накладних можна відредагувати суми. Для цього виберіть необхідну ПН та натисніть кнопку «Редагувати запис» (мал. 144).

мал. 144

Експорт ПН в формат .xml, виконується через пункт в меню (права клавіша миші) «Експорт ПН для ЄРПН» (мал. 145), експорт виконується для кожної ПН окремо.

мал. 145

Після натискання «Експорт ПН для ЄРПН», у вікні «Увага», потрібно натиснути «Так» - якщо Ви бажаєте робити експорт в XML, «Ні» - якщо не бажаєте (мал. 146).

мал. 146

У вікні «Експорт податкових в XML», необхідно:

• прописати ПІБ директора чи головного бухгалтера (прописується тільки при першому експорті);
• вказати «Директорію з файлами», куди буде виконуватися експорт (для магазинів «Арго-Р», «Тимаг», «НК Рітейл» - шлях вказувати не потрібно)

(мал. 147);

мал. 147

Для виконання експорту потрібно натиснути кнопку «Виконати». Хід експорту відображається в полі «Виконання», експорт розпочинається стрічкою «ПОЧАТОК ЕКСПОРТУ», закінчується – «КІНЕЦЬ ЕКСПОРТУ».

Якщо під час експорту виникає помилка, вона фіксується в цьому полі стрічкою «Помилка …текст помилки».

Після експорту ПН, потрібно підтвердити зміни натиснувши кнопку «Прийняти».

Експортована ПН, позначається ‘+’ в колонці «Експорт в XML».

Якщо є необхідність відкрити папку куди були експортовані в XML ПН, на панелі є кнопка «Відкрити теку» (мал. 148).

мал. 148

Довідник «Підсумковий експорт в 1С».

Довідник «Експорт в 1С» розташований в розділі «Звітність» (мал. 149). Даний довідник призначений для створення, відображення та збереження підсумкового і проміжного експорту у файл для 1С, а також для контролю відкритих і закритих періодів.

мал. 149

Для доступу в даний довідник мають бути надані права для групи, в яку входить користувач. Права надаються через довідник «Доступи» (мал. 150).

мал. 150

Довідник «Підсумковий експорт в 1С» містить кнопки:

• «Підсумковий експорт 1С»;
• «Проміжний експорт 1С»;
• «Відкрити період»;
• «Закрити період».

«Підсумковий експорт в 1С» - виконує експорт документів за вибраний звітний місяць, за умови що вони зафіксовані і відвантажені (не стосується чеків і документів на оплату). Підсумковий експорт в 1С закриває період лише по документах вибраного складу.

Для проведення експорту вказується - місяць, склад і шлях до файлу з розширенням .dbf (місце на диску, куди буде збережений файл), натискається кнопка «Продовжити» (мал. 151):

мал. 151

На вкладці «Попередньо», відображаються підготовлені до експорту записи. Щоб виконати експорт потрібно натиснути кнопку «Виконати експорт у .dbf файл» (мал. 152):

мал. 152

Щоб закрити вікно експорту, потрібно натиснути кнопку «Продовжити», потім «Прийняти».

«Проміжний експорт в 1С» - виконує проміжний експорт документів за вибраний період. Для проведення експорту вказується - період, склад, шлях до файлу з розширенням .dbf (місце на диску, куди буде збережений файл), вказуються необхідні типи документів, натискається кнопка «Продовжити» (мал. 153):

мал. 153

На вкладці «Попередньо», відображаються підготовлені до експорту записи. Щоб виконати експорт потрібно натиснути кнопку «Виконати експорт у .dbf файл» (мал. 154):

мал. 154

Щоб закрити вікно експорту, потрібно натиснути кнопку «Продовжити», потім «Прийняти».

«Відкрити період» - відкриває вказаний період.

«Закрити період» - під закриттям розуміється блокування на редагування документів, які були створені в цей період.

Експорт в 1С через довідник «Підсумковий експорт в 1С» виконується лише з 1.05.15, експорт до цієї дати виконується через головне меню: Звіти – Експорт…- в 1С (мал. 155).

мал. 155

В експорті, в окреме поле виведено суму акцизного податку та код спецгрупи і відповідно змінено розрахунок суми без ПДВ та з ПДВ. Наприклад: СР з ПДВ 126.00,

тоді акцизний податок АП = 126/105*5 = 6 грн., 
СР з ПДВ = 126 грн. – 6 грн. = 120 грн., 
СР без ПДВ = 120/1,2= 100 грн. 

Експорт документів в 1С виконується згідно наступної схеми (мал. 156):

мал. 156

Коди спецгруп, які входять в експорт:

1.1 – Алкоголь;

1.2 – Виноробна продукція;

1.3 – Пиво;

1.4 – Тютюнові вироби;

1.5 – Бензини моторні;

1.6 – Інші нафтопродукти;

1.7 – Скраплений газ;

1.8 – Компоненти моторних палив;

1.9 – Паливо моторне альтернативне;

1.10 – Біодизель та його суміші;

1.11 – Інші підакцизні товари.

Типи оплати:

• Готівка;
• Перерахунок.

Довідник «Склади»

Довідник «Склади» розташований в розділі «Звітність» (мал. 157). Даний довідник призначений для відображення інформації по «Складах» (юридичних осіб, що ведуть торгівлю на даному торговому закладі), з можливістю її редагування.

Дані можна редагувати, якщо для користувачів надані відповідні права, для редагування потрібно вибрати «Склад» та натиснути кнопку «Редагувати запис».

мал. 157

Для доступу в даний довідник мають бути надані права для групи, в яку входить користувач. Права надаються через довідник «Доступи» (мал. 158).

мал. 158

Довідник «EKKA»

Довідник «ЕККА» розташований в розділі «Звітність». Відображає інформацію про контрольні касові апарати і чекодрукуючі пристрої («Чекдоруки») та приналежність їх до «Складів» (юридичні особи з яких ведеться торгівля на торговому закладі) (мал. 159).

мал. 159

Для ЕККА є можливість змінити приналежність до «Складів», для цього потрібно надати відповідні права користувачам (мал. 160).

мал. 160

Щоб змінити склад, виділіть потрібний касовий апарат, та натисніть кнопку «Редагувати запис». Виберіть склад та натисніть прийняти, після синхронізації дані оновляться на касах (мал. 161).

мал. 161

Довідник "Бонусні картки". Функціональні можливості

Довідник "Бонусні картки" призначений для збереження інформації про клієнтів, яким була видана бонусна картка та збереження інформації про відсоток знижки по відповідній бонусній картці.

Запустити довідник «Дисконт» можна кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Додаткові/Бонусні картки), за допомогою «інспектора довідників» («Додаткові»/«Бонусні картки»).

Головне вікно довідника «Бонусні картки» має вигляд (мал. 162).

мал. 162

Таблиця довідника "Бонусні картки".включає в себе дані по таким полям:

• Код картки – код бонусної картки (код за яким здійснюється пошук картки в модулі «Каса»);
• Активна – стан бонусної картки:

- незаблокована картка;

- заблокована картка;

• Стан – стан бонусної картки;
• Недостатньо даних;
• Оброблена;
• Нова картка.
• Бонусів – кількість нарахованих бонусів;
• Балів – кількість нарахованих балів;
• Використано бонусів – кількість використаних бонусів
• ПІБ - ПІБ власника бонусної картки;
• Адреса – адреса власника бонусної картки;
• Телефон – контактний телефон власника бонусної картки;
• Знижка (%) – відсоток знижки на бонусну картку;
• Електронна адреса – електрона адреса власника бонусної картки.

На вкладці «Детально» можна отримати детальну інформацію по вибраному запису (мал. 163), зокрема такі дані:

• ID документа – унікальний ідентифікатор документа;
• № документа – номер документа;
• Дата документа – дата створення документа;
• СР (з ПДВ) – сума реалізації з ПДВ;
• СЗ (з ПДВ) – сума закупки з ПДВ;
• Знижка (%) - знижка % по даній бонусній картці.

мал. 163

Редагування бонусних карток

Для зміни інформації про бонусну картку слід натиснути кнопку редагувати на панелі інструментів довідника "Бонусні картки" (мал. 164).

мал. 164

Рух документів по бонусній картці

По будь-якій бонусній картці можна здійснити перегляд руху документів. Для цього необхідно викликати контекстне меню, клацнувши ПКМ на вибраному записі та вибрати пункт меню „Рух документів” (мал. 165).

мал. 165

Після цього відобразиться вікно (мал. 166)

мал. 166

Рух по бонусній картці

По будь-якій бонусній картці можна здійснити перегляд нарахованих балів, використаних бонусів, використаних акцій та інформації в розрізі чека. Для цього необхідно викликати контекстне меню, клацнувши ПКМ на вибраному записі та вибрати пункт меню „Рух по картці” (мал. 167).

мал. 167

Рух по бонусній картці можна експортувати в Excel, для цього потрібно натиснути кнопку , автоматично в ім’я файлу підставляється код картки (мал. 168).

мал. 168

Довідник "Ревізії". Функціональні можливості

Довідник "Ревізії" призначений для автоматизації процесу переобліку товарів на складі, згідно проведеної ревізії.

Для зрівняння фактичної (згідно документації) та наявної (згідно наявності на складі) кількості по складу, створюються відповідні прихідні та розхідні накладні (згідно даних на момент їх створення).

Запустити довідник «Ревізії» можна кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Додаткові/Ревізії), за допомогою «інспектора довідників» («Додаткові»/«Ревізії).

Головне вікно довідника «Ревізії» має вигляд (мал. 169).

мал. 169

Таблиця довідника «Ревізії» включає в себе такі дані:

• № п/п - порядковий номер акту (унікальний ідентифікатор для кожного документа);
• Дата ревізії - дата проведення ревізії;
• Склад - склад, по якому проводять ревізію;
• Хто створив – особа, яка створила документ;
• СЗ - сума закупки по документу;
• СЗ (з ПДВ) - сума закупки по документу з ПДВ;
• СР - сума реалізації по документу;
• СР (з ПДВ) - сума реалізації по документу з ПДВ
• Хто закрив - особа, яка зафіксувала акт ревізії;
• Дата закриття - дата фіксації документа;
• Примітка - додаткова інформація по здійсненій ревізії.
• Статус акту:

— акт переоцінки не зафіксований;

— акт переоцінки зафіксований;

Перейшовши на вкладку «Детально» користувач має можливість отримати детальну інформацію по вибраному запису (мал. 170).

мал. 170

В даній закладці, окрім вище сказаних, містяться такі дані по акту здійснення ревізії:

• Код - внутрішній код товару;
• Назва - назва товару;
• Н к-сть - наявна кількість;
• Ф к-сть - фактична кількість;
• ЦЗ - ціна закупки;
• ЦЗ (з ПДВ) - ціна закупки з ПДВ;
• ЦР - ціна реалізації;
• ЦР (з ПДВ) - ціна реалізації з ПДВ
• Н СЗ - сума закупки по наявній кількості;
• Н СЗ (з ПДВ) - сума закупки з ПДВ по наявній кількості;
• Ф СЗ - сума закупки по фактичній кількості;
• Ф СЗ (з ПДВ) - сума закупки з ПДВ по фактичній кількості;
• Н СР - сума реалізації по наявній кількості;
• Н СР (з ПДВ) - сума реалізації з ПДВ по наявній кількості;
• Ф СР - сума реалізації по фактичній кількості;
• Ф СР (з ПДВ) - сума реалізації з ПДВ по фактичній кількості;
• Р к-сть - різниця фактичної і наявної кількості;
• Р СЗ - різниця фактичної і наявної суми закупки;
• Р СЗ (з ПДВ) - різниця фактичної і наявної суми закупки з ПДВ;
• Р СР - різниця фактичної і наявної суми реалізації;
• Р СР (з ПДВ) - різниця фактичної і наявної суми реалізації з ПДВ.

Створення, редагування та видалення записів в акті ревізії

Створення ревізії. Для створення нового документу слід натиснути відповідну кнопку розташовану на панелі інструментів довідника „Ревізії" (мал. 171).

мал. 171

або натиснути комбінацію гарячих клавіш Ctrl+N. 

В результаті з’явиться вікно «Процедура створення ревізії» (мал. 172).

мал. 172

Після цього в вікні «Процедура створення ревізії» можна ввести дату проведення ревізії, яка по замовчуванні проставляється поточною, примітку, максимальна довжина якої 14 символів, та склад на якому має проводитись ревізія.

При натисненні кнопки "Продовжити" відкриється вікно «Редагування ревізії №…» в якому з’явиться документ, який можна редагувати, який буде затверджувати процес проведення ревізії (мал. 173).

мал. 173

По замовчуванні вкидаються товари, з рівними фактичною кількість та наявною. Можлива зміна цього значення, зокрема можна встановити, що фактична кількість буде рівна 0, для цього необхідно вибрати відповідний пункт з випадаючого списку (мал. 174).

мал. 174

що на панелі інструментів. Далі потрібно вибрати товар і перенести його в документ натисненням клавіші Enter або кнопку на панелі інструментів.

При натисненні кнопки , в документ перекинеться весь список товарів вибраної групи (дану операцію бажано по можливості не використовувати, оскільки це може призвести до зависання програми).

По доданих товарах, їх фактична кількість проставляється рівна наявній. Для редагування фактичної кількості необхідно вибрати товар натиснути клавішу Enter та у новому вікні "Зміна фактичної к-ті" ввести потрібну (мал. 175).

мал. 175

Також є можливість “Імпорт даних з ТЗД для інвентаризації за допомогою кнопки , що на панелі інструментів.

Редагування ревізії. Для зміни документа слід натиснути кнопку редагувати на панелі інструментів довідника "Ревізії" (мал. 176).

мал. 176

Для редагування документа потрібно щоб він був не зафіксованим. Для редагування позицій в акті інвентаризації достатньо натиснення клавіші Enter, а всі інші операції аналогічні до створення акту ревізії, зокрема добавлення товару та закриття документа. По завершенні процесу створення, або редагування акту ревізії, необхідно натиснути комбінацію гарячих клавіш Alt+F4, або натиснути мишкою на хрестик, що знаходиться у правому верхньому куті вікна.

Видалення Ревізії. Для видалення акту ревізії необхідно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів (мал. 177).

мал. 178

Для видалення документа (акту ревізії) потрібно, щоб він був пустий, тобто не містив ніяких записів.

Фіксація документу

Акт ревізії можна зафіксувати. Це можна зробити за допомогою контекстного меню для цього необхідно: вибрати необхідний акт ревізії, клацнути ЛКМ та вибрати в контекстному меню пункт «Зафіксувати» (мал. 178).

мал. 178

Після фіксації створяться два документа "Корегуючі по ревізії", по яких буде розкинутий товар згідно з актом інвентаризації на прихід (з РЕВІЗІЇ на основний склад) і розхід (із основного складу на РЕВІЗІЮ).

Дані документи не можна редагувати так як вони позначаються зафіксованими і відвантаженими.

У випадку, якщо акт інвентаризації зафіксований, то після цього його вже не можна буде розфіксувати.

Довідник "Моніторинг цін конкурентів". Функціональні можливості

Довідник «Моніторинг цін конкурентів» призначений для моніторингу цін на психологічний товар по конкурентах.

Даний довідник можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Додаткові/Моніторинг цін конкурентів), за допомогою «інспектора довідників» («Додаткові»/«Моніторинг цін конкурентів»).

Головне вікно довідника «Моніторинг цін конкурентів» має вигляд (мал. 179).

мал. 179

Таблиця довідника «Моніторинг цін конкурентів» включає в себе такі дані:

• № - порядковий номер (унікальний ідентифікатор для кожного документа);
• Дата - дата проведення моніторингу;
• Примітка;
• Користувач – особа, яка створила документ.

Створення, редагування та видалення моніторингу

Створення моніторингу.

Для створення необхідно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів довідника або це можна зробити за допомогою комбінації гарячих клавіш Ctrl+N.

мал. 180

У вікні «Процедура створення акту психологічного асортименту» (мал. 180) необхідно вказати примітку та натиснути кнопку «Прийняти». В результаті буде створено новий моніторинг та відкриється вікно редагування цін конкурентів (мал. 181).

мал. 181

У вікні редагування цін конкурентів потрібно:

• вибрати групу товарів [a];
• вибрати позицію, на яку проводився моніторинг [b] (відображаються тільки ті товари, для яких стоїть відмітка «психологічний»);

Відмітка «психологічний» проставляється в довіднику «Товари» при редагуванні запису (довідник «Товари» -> вибрати необхідну позицію -> натиснути кнопку «редагувати запис» -> вкладка "додатково" -> поставити помітку "психологічний")(мал. 182).

мал. 182

- натиснути на кнопку , яка додасть вибрану позицію в документ [с]. Після натискання «додати в документ», з’являється вікно, в якому необхідно ввести ціни конкурентів, якщо товар акційний у конкурента – поставити помітку акційна ціна (помітка носить інформативний характер) (мал. 183).

мал. 183

Редагування моніторингу.

Для того, щоб змінити дані моніторингу необхідно, натиснути кнопку редагування на панелі інструментів (мал. 184).

мал. 184

Процес редагування договору аналогічний процесу його створення. Редагувати можна тільки сьогоднішній моніторинг.

Видалення моніторингу.

Для видалення моніторингу необхідно, вибрати відповідний моніторинг та натиснути кнопку видалення на панелі інструментів (мал. 185).

мал. 185

Створення акту переоцінки з моніторингу

Для створення акту переоцінки потрібно відкрити довідник «Моніторинг цін конкурентів», вибрати потрібний моніторинг, ПКМ --> Створити акт переоцінки (мал. 186).

мал. 186

Додати примітку, та натиснути «Прийняти» (мал. 187).

мал. 187

Відкрилося вікно редагування акту переоцінки. В акт переоцінки додались позиції , в яких ціна конкурентів була нижчою від ціни магазину (мал. 188).

мал. 188

Пояснення: при створенні моніторингу тільки дві позиції мали ціну конкурентів нижчу, тому вони відображаються в акті переоцінки (мал. 189):

мал. 189

Горілка Немирів 0,5л:	Коньяк Ужгород 0,5л Закарпатський:

Для редагування націнки чи роздрібної ціни, потрібно вибрати позицію та натиснути Enter або натиснути кнопку «Редагувати запис». В поле ЦР (з ПДВ) автоматично проставляється ціна конкурента (мал. 190).

мал. 190

Після редагування націнки чи роздрібної ціни, потрібно закрити акт переоцінки та зафіксувати його.

Друк моніторингу

Для друку необхідно виділити потрібний моніторинг, ПКМ -->Роздрукувати, далі натиснути «Прийняти». З’явиться вікно попереднього перегляду (мал. 191), для друку потрібно натиснути кнопку [[Файл:Image443.png|Друк]

мал. 191

Моніторинг цін конкурентів є обов’язковою щотижневою процедурою, у разі його відсутності буде кожного разу спрацьовувати пауза на вхід в довідник «Акти переоцінок» на 5 хвилин.

Довідник «Реєстр платежів». Функціональні можливості

Довідник «Реєстр платежів» дозволяє вести реєстр платежів для прихідних накладних з типом оплати перерахунок.

Даний довідник можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Додаткові/Реєстр платежів), за допомогою «інспектора довідників» («Додаткові»/«Реєстр платежів»).

Головне вікно довідника «Реєстр платежів» має вигляд (мал. 192):

мал. 192

Довідник «Ваги». Функціональні можливості

Синхронізація ваги, яка підключена до локальної мережі (ethernet) в ПК Капітал відбувається через довідник Ваги (мал. 193).

мал. 193

Довідник Ваги містить поля:

1 – список ваг;

2 – інформаційне поле ваги - відображається тип вибраної ваги, та параметри синхронізації;

3 – список товарів, які доступні для синхронізації вибраної ваги.

Щоб додати нову вагу в список, потрібно натиснути , вписати ІР адресу ваги, назву – яка буде відображатися в списку, вибрати тип ваги (модель ваги) та натиснути «Прийняти». Увага, потрібно вводити власні налаштування ІР та тип ваги, на зображеннях наведено приклад (мал. 194).

мал. 194

Для редагування параметрів ваги, виберіть вагу зі списку та натисніть

Для видалення ваги зі списку, виберіть вагу та натисніть

Щоб провести синхронізацію, виберіть потрібні ваги зі списку, та натисніть кнопку . Хід синхронізації ваги буде відображатися у вікні «Синхронізація ваг» (мал. 195).

мал. 195

В синхронізації товарів з вагою через СОМ порт змін не було, синхронізація відбувається через головне меню ПК Капітал – «Синхронізація» – «…з вагою».

Увага!!!

Ваги мають обмежену кількість полів для запису товарів – 7500 товарів. Якщо код товарів (які заливаються на вагу) більший за 227500 чи 287500 (22, 28 тип ваги), його потрібно змінити на менший із доступних кодів.

Пояснення: товар з кодом 227501 чи 287501 (22, 28 тип ваги), на вагу не буде зливатися, якщо змінити код на 225501 чи 285501, перед тим переконавшись, що цей код ще не присвоєний іншій позиції – то ці товари будуть заливатися на вагу.

Довідник «Маркетингові документи». Функціональні можливості

Довідник «Маркетингові документи» дає можливість вести облік оплат за: мерчендайзингові послуги, маркетингові послуги, перепродажну підготовку товару.

Головне вікно довідника «Новий товар» має вигляд (мал. 196).

мал. 196

Перейшовши на вкладку «Детально» користувач має можливість отримати детальну інформацію по виділеному документу (мал. 197).

мал. 197

Створення, редагування та видалення документу

Створення товару.

Для створення нового документа потрібно натиснути кнопку «Додати запис» (мал. 198).

мал. 198

Вікно створення нового запису. Вкладка «Основні» (мал. 199)

мал. 199

Опис елементів вікна:

1. Дата виписки документа, по замовчуванню проставляється 1-й день поточного місяця;

2. Період надання послуг, період коли надавалися послуги;

3. Торгова марка, яка надавала послуги;

4. Тип наданих послуг;

5. Примітка;

6. Контрагент, постачальник послуг;

7. Склад, від кого будуть виставлятися рахунки;

Вікно створення нового запису. Вкладка «ДМП» (мал. 200).

мал. 200

Опис елементів вікна:

1. Кількість додаткових місць продажу;

2. Ціна за додаткове місце продажу.

Вікно створення нового запису. Вкладка «Ретробонус» (мал. 201).

мал. 201

Вікно створення нового запису. Вкладка «SKU» (мал. 202)

мал. 202

Опис елементів вікна:

1. Кількість та ціна за введення SKU;

2. Кількість та ціна за ротацію SKU.

Вікно створення нового запису. Вкладка «Інше», проставляється вартість за інші послуги. Після натискання кнопки «Прийняти», створюється маркетинговий документ (мал. 203).

мал. 203

Редагування документу.

Для зміни документа слід натиснути кнопку редагувати на панелі інструментів довідника "Маркетингові документи"( мал. 204).

мал. 204

Видалення документу.

Для видалення необхідно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів (мал. 205).

мал. 205

Робота з маркетинговими документами.

Вибрати потрібний документ, натиснути ПКМ, в меню вибрати потрібну дію (мал. 206):

мал. 206

Фіксація документа - завершення роботи з документом;

Друк документа. Після вибору в контекстному меню «Роздрукувати», потрібно вказати потрібний вид документа та натиснути прийняти (мал. 207).

мал. 207

Внесення проплат. Після вибору в контекстному меню «Проплати». З’явиться вікно внесення проплат (мал. 208).

мал. 208

Для створення нового запису проплат, потрібно натиснути на кнопку «Додати запис», вибрати тип оплати, вказати суму оплати та дату оплати, натиснути кнопку «Прийняти» (мал. 209).

мал. 209

Після внесення даних, у вікні проплат відображається статус документа (мал. 210):

мал. 210

Ця інформація, а також додаткова, відображається у вікні маркетингові документи (мал. 211):

мал. 211

Довідник «Помилки реплікатора»

Довідник «Помилки реплікатора» створений для збору та відображення помилок програмного забезпечення.

Даний довідник можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Додаткові/Помилки реплікатора), за допомогою «інспектора довідників» («Додаткові»/«Помилки реплікатора»).

Головне вікно довідника «Помилки реплікатора» має вигляд (мал. 212):

мал. 212

На вкладці «Довідник» користувач має можливість переглянути інформацію про всі помилки, які повторюються, та їхній опис.

На вкладці «Детально» користувач має можливість переглянути детальну інформацію про помилку (мал. 213).

мал. 213

Модуль «Виробництво»

Для оптимізації процесу обліку виробництва продукції в кулінарних цехах розроблено модуль “Виробництво”.

Облік та виробництво цехів ведеться в кг, за винятком пакувальних матеріалів.

Для розділення номенклатури по функціональних властивостях в карточці товару введено властивість “Тип товару” (мал. 214). Дане поле може приймати одне із значень:

• Звичайний Товар - значення за замовчуванням.
• Сировина - товар, що може бути використаний лише як сировина для готової продукції. Всі маніпуляції з даним товаром можна проводити лише через документ «Прихід сировини». Даний товар не продається через касу, він знімається з залишку виключно: «Актом списання», «Ревізією» та «Калькуляцією».
• Продукція – товар, що виготовлений в цеху. Даний товар може бути поставлений на прихід лише на основі калькуляційних карток через відповідні документи модуля "Виробництво". Розхід може відбуватись як через касу, так і з модуля "Склад" через розхідні документи.

мал. 214

Товарна картка
Звичайний товар	Сировина	Продукція
Прихідна накладна Розхідна накладна Повернення постачальникові Акт списання Розхідне внутрішнє переміщення Прихідне внутрішнє переміщення Ревізія Чек Автозамовлення	Прихід сировини Акт списання Ревізія Калькуляція	Технологічна накладна Розхідна накладна Акт списання Розхідне внутрішнє переміщення Прихідне внутрішнє переміщення Ревізія Чек

Зміну даної властивості в одного товару можна провести за допомогою вікна редагування товару. Коли ж дану властивість потрібно змінити відразу у декількох товарів, то краще це зробити за допомогою вікна «Дія над помітками» --> «Зміна параметрів» (мал. 215).

мал. 215

Магазини франчайзі можуть змінювати тип товару (звичайний товар сировина продукція).

Але якщо до товарної картки прив’язана калькуляційна картка, то для зміни типу товару потрібно видалити калькуляційну картку.

Тип ПДВ – облік ведеться в ЦЗ без ПДВ.

Вага/місткість – вага сухої речовини (коефіцієнт переведення штучного товару в ваговий).

Сировина = товар*вага/місткість.

мал. 216

Модуль “Виробництво” складається із двох довідників: “Документи виробництва”, та “Калькуляції” (мал. 216). У першому містяться документи “Прихід сировини”, “Технологічні накладні” та «Переміщення між складами». У другому - “Калькуляції”.

Навігація між довідниками здійснюється за допомогою відповідних кнопок, панелі виклику довідників. Кнопки виклику даних довідників винесені на окрему закладку “Виробництво”.

Створення калькуляцій

В діалозі створення/редагування калькуляції потрібно вибрати товар типу "Продукція" (лише при створенні) (мал. 217).

мал. 217

Вказати вихід, стандарт, енергетичну цінність, вміст білків, жирів та вуглеводів (мал. 218).

мал. 218

Після виклику діалогу створення/редагування калькуляції з'являється редактор калькуляції, що складається з двох таблиць (мал. 219):

мал. 219

• список сировини - таблиця в нижній частині, що дозволяє вибрати певну сировину для даної продукції.
• фактура - таблиця з переліком сировини, необхідної для виготовлення даної продукції із відповідною кількістю виходу.

В новий запис калькуляції вносимо:

1. К-сть брутто сировини (наприклад картопля 1,5кг);

2. К-сть нетто сировини (очищені 1,5кг картоплі будуть важити 1,3кг);

3. Примітка – для чого використовується дана сировина (тісто, начинка, змащування…..);

УВАГА!!! К-сть брутто та К-сть нетто проставляється в кілограмах.

4. Прихований запис – дана помітка використовується для сировини що не повинна входити в розрахунок собівартості продукції (наприклад вода).

Примітка: У списку сировини відображаються лише товари, у яких властивість “Тип товару” встановлено - “Сировина” або «Продукція».

Довідник “Документи виробництва”

Довідник призначений для створення документів типу “Прихід сировини”, “Технологічна накладна”, “Переміщення сировини між складами”.

У документах “Прихід сировини” фіксується перехід товарів із типу “Звичайний товар” до типу “Сировина”. Тобто, тим самим сировина зі складу торгового залу переходить у “Склад сировини”.

Після фіксування документа "Прихід сировини" в довіднику документів створюється розхідне та прихідне внутрішнє переміщення. Одне ставить на прихід сировину (від віртуального клієнта "Склад сировини"). Друге здійснює розхід товару з основного складу клієнту "Склад сировини".

Назва сировини зазвичай розпочинається зі слова «Сировина….» (наприклад «Сировина Сіль»). Вся сировина має бути ваговою та мати одиниці виміру «кг» (мал. 220).

мал. 220

УВАГА!!! Сировина що використовується для пакування продукції (пакети, лотки, блістери….), повинна відноситися до спец. Групи «Тара» (мал. 221),

мал. 221

а також мати одиниці виміру «шт.» (мал. 222).

мал. 222

У документах “Технологічна накладна” фіксується перехід товарів із типу “Сировина” до типу “Продукція”. Тобто, тим самим готова продукція зі складу “Кулінарний цех” переходить у склад торгового залу.

Після фіксування документа "Технологічна накладна" в довіднику документів створюється розхідне та прихідне внутрішнє переміщення. Одне ставить на прихід готову продукцію (від віртуального клієнта "Кулінарний цех"). Друге здійснює розхід сировини з основного складу клієнту "Кулінарний цех". Ця процедура проходить спираючись на відповідні калькуляційні картки (мал. 223).

мал. 223

При створенні нового документу з'являється вікно, в якому можна вибрати тип створюваного документу, та ввести примітку та склад (вибір складу і «Переміщення сировини між складами» присутні лише якщо торговий заклад працює через дві юр. особи та увімкнутій функції «Два склади») (мал. 224)

мал. 224

«Переміщення сировини між складами» використовується у якщо продукція знаходиться на одному складі а сировина на іншому. В цьому випадку після фіксування документа "Прихід сировини" в довіднику документів створюється розхідна та прихідна накладні.

При створенні документу “Прихід сировини” потрібно вибрати відповідний пункт у вікні створення документу (мал. 225).

мал. 225

Після цього з'являється редактор редагування документа “Прихід сировини”. Редактор розділений на три частини (мал. 226):

мал. 226

• довідник (3, 4) - довідник товарів типу "сировина" розміщено знизу. Цей довідник аналогічний до відповідного довідника в звичайному редакторі документа. Товари розміщені тут можуть попадати в фактурну частину документа;
• фактура (1) - таблиця, розміщена у верхній лівій частині редактора. Містить наступні поля:
  • Назва товару - назві товару типу "Сировина", що була поставлена на прихід даним документом;
  • К-сть - кількість сировини, що поставлена на прихід документом;
  • СЗ - сума закупки сировини;
  • ЦЗ - середня ціна закупки сировини (СЗ/К-сть);
• номенклатура(2) - список товарів з кількостями та цінами закупки, на основі яких формувалась дана сировина. Містить наступні поля:
  • Товар - назва товару типу "товар", що була використана для формування сировини;
  • К-сть - кількість товару, що формує залишок сировини;
  • СЗ - сума закупки товару;
  • ЦЗ - середня ціна закупки товару (СЗ/К-сть);

При закиданні позиції у фактуру, з'являється діалог створення/редагування позиції в документі "Прихід сировини".

Вікно діалогу розбите на дві частини:

• довідник товарів (6, 7) - перелік товарів аналогічний звичайному редактору документів;
• фактура (5) - у фактурі буде перелік товарів, обраний для створення залишку даної сировини;
  • Товар - назва товару типу "Сировина", що був поставлений на прихід даним документом;
  • К-сть - кількість сировини, що поставлена на прихід документом;
  • СЗ - сума закупки сировини;
  • ЦЗ - середня ціна закупки сировини (СЗ/К-сть);

Приклад формування сировини "Олія" кількістю 8 л. може бути сформована з наступного товару:

• "Олейна 5л" 1шт = 5 л.
• "Олейна 1л" 3шт = 3 л.

Даний запис після фіксування зніме із залишку пляшку олії 5л та три пляшки 1л і поставить на прихід сировину Олію 8 літрів (мал. 227).

мал. 227

Переведення звичайного товару на сировину відбувається на основі характеристики товару «Вага/місткість», яка проставляється в картці товару (мал. 228).

мал. 228

Наприклад для товару Горошок Господарочка 480г сб, «Вага/місткість» = 0,32кг.

УВАГА!!! «Вага/місткість» проставляється в кілограмах. Якщо сировина є штучною (наприклад пакувальні матеріали), то 1шт=1кг.

У разі вибору “Технологічної накладної” з'являється редактор документа “Технологічна накладна”. Редактор розділений на три частини (мал. 229):

мал. 229

довідник - довідник товарів типу "продукція" розміщено знизу. Цей довідник аналогічний до відповідного довідника в звичайному редакторі документа. Товари розміщені тут можуть попадати в фактурну частину документа;

• фактура - таблиця, розміщена у верхній лівій частині редактора містить наступні поля:
  • Назва товару - назві товару типу "Продукція", що була поставлена на прихід даним документом;
  • К-сть - кількість продукції, що поставлена на прихід документом;
  • СЗ - сума закупки продукції (Формується на основі сум закупки сировини з калькуляції);
  • ЦЗ - середня ціна закупки сировини (СЗ/К-сть);
• копія калькуляції - список сировини з кількостями та цінами закупки, із останньої калькуляції.
  • Товар - назва товару типу "Сировина", що була поставлена на прихід даним документом;
  • К-сть - кількість сировини, використаної для виготовлення продукції відповідної кількості;
  • СЗ - наближена сума закупки сировини;
  • ЦЗ - середня ціна закупки сировини (СЗ/К-сть);

Вікно діалогу є стандартним і дає можливість встановити лише кількість потрібної готової продукції. Після створення запису автоматично створюється копія останньої калькуляції для даного запису. Усі кількості сировини обчислюються пропорційно до кількості необхідного товару. Для обчислення використовується наступна формула:

к.сир =(к.калк_сир*к.гот)/к.калк_гот
к.сир - кількість сировини, яку необхідно знайти;
к.калк_сир - кількість сировини по калькуляції;
к.гот - кількість необхідної готової продукції, що вказана в діалозі;
к.калк_гот - кількість виходу готової продукції в калькуляції.

Друк цінників виробництва.

Довідник «Динамічні»

Довідник «Динамічні» дозволяє отримати необхідні для користувача звіти, такі як:

• Звіт по документах
• Статистичний звіт NILSEN
• Звіт по видаленим документам і позицій із них
• Розгорнута дебіторська заборгованість
• Розгорнута кредиторська заборгованість
• Звіт по залишках товару
• Товарний звіт із торговими націнками
• Звіт по товарам , що не потрапили в ревізію
• Звіт по торгових марках
• Реєстр платежів
• Розгорнутий рух документів по товару
• Розгорнутий звіт по реалізації
• Звіт по касах
• Звіт електронні платежі
• Реалізація товарів по клієнту.

Даний довідник можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Звіти/Динамічні), за допомогою «інспектора довідників» («Звіти»/«Динамічні»).

Довідник «Користувачі»

Довідник «Користувачі» призначений для роботи з усіма користувачами, які працюють з програмним комплексом «Капітал». Одноразово добавивши потрібного користувача автоматично прописуються його реквізити у всіх створених ним документах. У разі необхідності можна змінювати його дані.

Даний довідник можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Адміністратор/Користувачі), за допомогою «інспектора довідників» («Адміністратор»/«Користувачі»).

Головне вікно довідника «Користувачі» має вигляд (мал. 230):

мал. 230

Створення, редагування та видалення користувачів

Для створення нового користувача слід натиснути відповідну кнопку розташовану на панелі інструментів довідника „Користувачі" В результаті чого з’явиться вікно «Новий користувач» в якому необхідно ввести інформацію про користувача. Дане вікно складається з трьох закладок в яких необхідно ввести відповідно (мал. 231):

• ПІБ (прізвище, ім’я, по-батькові);

мал. 231

• Група (група нового користувача та його нік) (мал. 232);

мал. 232

• Пароль (логін користувача, пароль та підтвердження паролю)

(мал. 233);

мал. 233

Ввівши всі необхідні дані, натискаємо кнопку «Прийняти» в результаті чого новий користувач буде додано до бази даних всіх користувачів.

Для зміни інформації про користувача слід натиснути кнопку „Редагувати".

Для редагування даних користувача потрібно виділити цього користувача та натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів , після чого з’явиться діалогове вікно схоже на вікно для створення користувача. Далі потрібно виправити невірні та ввести потрібні дані і натиснути кнопку «Прийняти».

Для видалення користувача потрібно його виділити, натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів та підтвердити видалення.

Довідник «Доступи»

Довідник «Доступи» призначений для роботи з групами користувачів.

Створивши групу користувачів, можна надати їй певні права та при створенні користувача, необхідно тільки завести його в дану групу для того щоб він користувався цими правами.

Даний довідник можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Адміністратор/Доступи), за допомогою «інспектора довідників» («Адміністратор»/«Доступи»).

Головне вікно довідника «Доступи» має вигляд (мал. 234):

мал. 234

Створення, редагування, видалення групи користувачів

Для створення нового користувача слід натиснути відповідну кнопку розташовану на панелі інструментів довідника „Користувачі" . Програма запитає назву групи та після її введення створить групу з такою назвою (мал. 235).

мал. 235

Для редагування назви потрібно виділити дану групу та натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів , після чого з’явиться діалогове вікно, в якому можна переписати назву та підтвердити зміни.

Для видалення групи користувачів потрібно її виділити, натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів та підтвердити видалення. Користувачі, що належали будуть переведені в групу «Гості» та позбавлені будь-яких прав.

«Дерево прав». Надання прав групі користувачів

В довіднику «Доступи», який розділений на дві частини, в правій частині розміщено «дерево прав», як видно з малюнка вище, при виділенні зліва групи користувачів, в правій частині відобразиться «дерево прав» із зазначеними правами для їх перегляду та редагування.

Для надання групі певних прав чи позбавлення їх, необхідно виділити дані права та змінити його статус поставивши помітку.

Довідник «Налаштування»

Довідник «Налаштування» використовується системними адміністраторами для налаштування ПК Капітал.

Сервіс «Моделювання націнки»

Запуск сервісу «Моделювання націнки»: ПК Капітал: Сервіс ->Моделювання націнки (мал. 236).

мал. 236

Вибрати потрібну категорію товарів (наприклад «Гірчиця д/пак») (мал. 237):

мал. 237

Категорія товарів — це сукупність товарів з однаковими споживчими властивостями.

Вибрати період аналізу, натиснути «Продовжити» (мал. 238).

мал. 238

Вікно моделювання націнки (мал. 239):

мал. 239

Дані по кожній позиції діляться на аналітичні та змодельовані. Змодельовані дані мають в заголовку колонки слово «мод.», наприклад «мод. СР».

Основні дані для моделювання націнки виділенні жирним шрифтом:

• «1» це сума реалізації з ПДВ, «1’» - змодельована сума реалізації з ПДВ.
• «2» це сума націнки, «2’» - змодельована сума націнки.
• «3» це ціна реалізації, «3’» - змодельована ціна реалізації.

Для зміни відсотка націнки, потрібно вибрати позицію та натиснути Enter (наприклад: вибрано позицію «Гірчиця Верес д/п 140г Європейська») (мал. 240):

мал. 240

Змінюємо відсоток націнки, натискаємо «Прийняти» (наприклад: змінено націнку на 31% ).

Після зміни націнки, позиція виділяється зеленим кольором, та моделюються дані на основі продаж вибраного періоду (мал. 241):

мал. 241

Таким чином, змінюючи відсоток націнки на вибрану категорію товарів, можна відкоригувати ціни, не зменшуючи майбутню (змодельовану) загальну суму націнки.

Спостерігати за загальною зміною даних можна в підсумковому рядку (мал. 242):

мал. 242

• «а» це загальна сума реалізації з ПДВ, «а’» - змодельована загальна сума реалізації з ПДВ.
• «b» це загальна сума націнки, «b’» - змодельована загальна сума націнки.

Для створення акту переоцінки потрібно натиснути кнопку «Створити акт переоцінки». В акт переоцінки попадуть лише ті товари, для яких була змодельована націнка.

Для експорту змодельованих даних в електронну таблицю, потрібно натиснути .

Для виходу закрийте вікно, після виходу дані не зберігаються.

Інструкція рознесення проплат

Для забезпечення коректного відображення оплат в ПК Капітал та в аналітичній програмі BAT при рознесені проплат, потрібно дотримуватися наступного алгоритму:

Розгянемо приклад (від прихідної з поверенням постачальнику до проплат)

1. Є створена прихідна накладна на суму 990 грн. (мал. 243).

мал. 243

2. Є повернення постачальнику на суму 189 грн. (мал. 244)

мал. 244

3. Відображення прихідної та повернення постачальнику в довіднику «Документи» (мал. 245):

мал. 245

4. Вносимо проплату на прихідну накладну. Так як у нас є повернення, то потрібно виконати наступний алгоритм:

1. Визначити суму проплат з урахуванням повернення постачальнику, та додати новий запис з цією сумую вибравши потрібний тип оплати (готівка, перерахунок).

В нашому випадку: 801 грн. (990-189=801 грн.)

2. Додати новий запис з сумою повернення вказавши тип оплати взаємозалік.

В нашому випадку сума повернення 189 грн. (мал. 246)

мал. 246

5. Вносимо проплату на повернення постачальнику, вказавши тип оплати взаємозалік.

В нашому випадку сума повернення 189 грн. (мал. 247)

мал. 247

6. Відображення прихідної та повернення постачальнику в довіднику «Документи», в колонці проплат стоїть символ $, який означає, що дані документи оплачені повністю (мал. 248).

мал. 248

Перелік скорочень

ПКМ – права клавіша миші;

ЛКМ – ліва клавіша миші;

БД – база даних;

ДМП – додаткове місце продажу;

ЄДРПОУ – Єдиний Державний Реєстр Підприємств і Організацій України;

ЗКПО – загальноукраїнський класифікатор підприємств та організацій, назва використовувалась до 1998 року. З 1998 року даний класифікатор був названий ЄДРПОУ;

МФО – реквізит банку, визначений і включений до довідника банківських установ України згідно з нормативно-правовими актами Національного банку;

BAT – Business Analysis Tool, інструмент для бізнес-аналізу;

SKU – Stock Keeping Unit, ідентифікатор товарної позиції.