Склад

Загальні відомості про ПК «Капітал»

Функціональні можливості ПК «Капітал»(Склад)

Модуль «Склад» призначений для накопичення та обробки даних по руху товарів, оперативного керування товарними запасами і ціноутворенням, друку документів згідно руху товарів та генерацію звітів. За допомогою довідника «Адміністратор», користувач із правами адміністратора визначає і встановлює права доступу інших користувачів до довідників, даних та операцій із даними.

ПК «Капітал» дозволяє автоматизувати задачі накопичення та обробки даних по руху товарів, оперативного керування товарними запасами і ціноутворенням.

В обліку руху товарів у «Складі» реалізовані наступні операції: прихід, розхід, повернення постачальнику, внутрішнє переміщення, інвентаризація, списання, злиття товарів, перегляд руху товарів, друк рахунків, друк розхідної та податкової накладних, друк цінників, друк етикеток, моделювання націнки, робота з довідниками «Документи», «Чеки», «Товари», «Клієнти», «Акти переоцінок», «Автозамовлення», «Шаблони автозамовлення», «Підсумкові дані ПН», «Експорт в 1С», «Склади», «ЕККА», «Бонусні картки», «Ревізії», «Моніторинг цін конкурентів», «Реєстр платежів», «Ваги», «Маркетингові документи», «Помилки реплікатора», «Документи виробництва», «Калькуляції», «Динамічні», «Користувачі», «Доступи», «Налаштування».

Реалізовано бонусну програму.

Реалізовані всі необхідні звіти, що дають змогу проводити повний та оперативний аналіз руху товарів в магазині (сальдо, реалізація по клієнту, реалізація згідно типу ПДВ та ін.). За бажанням клієнта, можлива розробка додаткових «нових» звітів.

Підтримується можливість експорту будь-яких довідників в Excel, HTML та текстовий формат. Окрім довідників, можна здійснювати експорт розхідних, прихідних накладних та чеків в 1С. Також реалізовано друк цінників для товару з відповідним внутрішнім штрих кодом.

Запуск ПК «Капітал»(Склад)

Запуск програми ПК «Капітал» (Склад) не відрізняється від запуску будь-якої іншої програми. Для цього необхідно виділити значок (мал. 1) на робочому столі і нажати Enter або двічі клацнути ЛКМ (ліва кнопка миші) по значку.

мал.1

Запуск програми можна здійснити за допомогою головного меню для цього необхідно: Пуск/Все программы/Склад. Після запуску з’являється вікно аутентифікації користувача (мал. 2) у якому користувач вводить ім'я і пароль. Згідно введеного імені і паролю кожен користувач ідентифікується і всі операції які виконуються в програмі містять код користувача, з допомогою якого можна проаналізувати виконану роботу кожного з користувачів.

мал. 2

Ім’я користувача вводиться великими літерами (налаштовано автоматично, й змінити не можна), при введені паролю враховується регістр, тобто паролі: password і PAssword – це різні паролі. У разі невірно введеного паролю програма видасть відповідне повідомлення (мал. 3).

мал. 3

Головне вікно модуля «Склад»

Після правильного введення імені користувача і паролю відкривається головне вікно модуля склад (мал. 4):

мал. 4

Вікно модуля «Склад» програми ПК «Капітал» (мал. 4) складається з головного меню, «інспектора довідників» і області для відображення записів. В нижньому лівому краю вікна програми відображається ім’я користувача яким було здійснено вхід в програму. Головне меню складається з таких пунктів (мал. 5):

• довідники;
• звіти;
• синхронізація;
• сервіс;
• допомога.

мал. 5

За допомогою пункту «Довідники» головного меню, користувач має можливість вибрати наступні види довідників:

основні: документи; чеки; товари; клієнти; акти переоцінок; автозамовлення; шаблони автозамовлення.
звітність: підсумкові денні ПН; експорт в 1С; склади; ЕККА.
додаткові: бонусні картки; ревізії; моніторинг цін конкурентів; реєстр платежів; ваги; маркетингові документи; помилки реплікатора.
виробництво: документи виробництва; калькуляції.
звіти: динамічні.
адміністратор: користувачі; доступи; налаштування.

Також за допомогою пункту головного меню «Довідники» можна вийти з програми, для цього потрібно вибрати пункт «Вихід», після чого з’явиться вікно (мал. 6) в якому потрібно буде підтвердити бажання виходу з програми.

мал. 6

Для виходу з програми натиснути хрестик в правому верхньому куті вікна, то тоді дана програма закриється. Для повторного запуску програми буде необхідно знову ввести пароль та ім’я.

Пункт «Звіти» головного меню дає можливість формувати звіти:

• друковані форми:
  • товарний звіт за період;
  • проплати по накладних;
  • реєстр видаткових документів;
• звіт по клієнтах;
• по типах ПДВ;
• сальдо:
  • по товару;
  • КРЗ;
  • КРП;
  • спец груп;

• експорт.

Пункт «Синхронізація» дає можливість скористатися сервісними функціями програми, які дозволяють синхронізуватися з вагою.

Вибравши пункт меню «Допомога» користувач зможе переглянути інформацію про ПК «Капітал» (Склад), та встановлені оновлення (мал. 8).

мал. 8

«Інспектор довідників» містить довідники, які є аналогічними до довідників, що знаходяться в пункті «Довідники» головного меню (мал. 9):

• основні:
  • документи;
  • чеки;
  • товари;
  • клієнти;
  • акти переоцінок;
  • автозамовлення;
  • шаблони автозамовлення.
• звітність:
  • підсумкові денні ПН;
  • експорт в 1С;
  • склади;
  • ЕККА.
• додаткові:
  • бонусні картки;
  • ревізії;
  • моніторинг цін конкурентів;
  • реєстр платежів;
  • ваги;
  • маркетингові документи;
  • помилки реплікатора.
• виробництво:
  • документи виробництва;
  • калькуляції.
• звіти:
  • динамічні.
• адміністратор:
  • користувачі;
  • доступи;
  • налаштування.

Для вибору необхідного довідника потрібно натиснути ЛКМ (Ліва Клавіша Миші) на відповідному зображені довідника.

мал. 9

Для оптимізації процесу обліку виробництва продукції в кулінарних цехах розроблено модуль “Виробництво”.

Облік та виробництво цехів ведеться в кг, за винятком пакувальних матеріалів.

Для розділення номенклатури по функціональних властивостях в карточці товару введено властивість “Тип товару” (мал. 213). Дане поле може приймати одне із значень:

• Звичайний Товар - значення за замовчуванням.
• Сировина - товар, що може бути використаний лише як сировина для готової продукції. Всі маніпуляції з даним товаром можна проводити лише через документ «Прихід сировини». Даний товар не продається через касу, він знімається з залишку виключно: «Актом списання», «Ревізією» та «Калькуляцією».
• Продукція – товар, що виготовлений в цеху. Даний товар може бути поставлений на прихід лише на основі калькуляційних карток через відповідні документи модуля "Виробництво". Розхід може відбуватись як через касу, так і з модуля "Склад" через розхідні документи.

мал. 213

Товарна картка
Звичайний товар	Сировина	Продукція
Прихідна накладна Розхідна накладна Повернення постачальникові Акт списання Розхідне внутрішнє переміщення Прихідне внутрішнє переміщення Ревізія Чек Автозамовлення	Прихід сировини Акт списання Ревізія Калькуляція	Технологічна накладна Розхідна накладна Акт списання Розхідне внутрішнє переміщення Прихідне внутрішнє переміщення Ревізія Чек

Зміну даної властивості в одного товару можна провести за допомогою вікна редагування товару. Коли ж дану властивість потрібно змінити відразу у декількох товарів, то краще це зробити за допомогою вікна «Дія над помітками» --> «Зміна параметрів» (мал. 214).

мал. 214

Магазини франчайзі можуть змінювати тип товару (звичайний товар сировина продукція).

Але якщо до товарної картки прив’язана калькуляційна картка, то для зміни типу товару потрібно видалити калькуляційну картку.

Тип ПДВ – облік ведеться в ЦЗ без ПДВ.

Вага/місткість – вага сухої речовини (коефіцієнт переведення штучного товару в ваговий).

Сировина = товар*вага/місткість.

мал. 215

Модуль “Виробництво” складається із двох довідників: “Документи виробництва”, та “Калькуляції” (мал. 215). У першому містяться документи “Прихід сировини”, “Технологічні накладні” та «Переміщення між складами». У другому - “Калькуляції”.

Навігація між довідниками здійснюється за допомогою відповідних кнопок, панелі виклику довідників. Кнопки виклику даних довідників винесені на окрему закладку “Виробництво”.

Створення калькуляцій

В діалозі створення/редагування калькуляції потрібно вибрати товар типу "Продукція" (лише при створенні) (мал. 216).

мал. 216

Вказати вихід, стандарт, енергетичну цінність, вміст білків, жирів та вуглеводів (мал. 217).

мал. 217

Після виклику діалогу створення/редагування калькуляції з'являється редактор калькуляції, що складається з двох таблиць (мал. 218):

мал. 218

• список сировини - таблиця в нижній частині, що дозволяє вибрати певну сировину для даної продукції.
• фактура - таблиця з переліком сировини, необхідної для виготовлення даної продукції із відповідною кількістю виходу.

В новий запис калькуляції вносимо:

1. К-сть брутто сировини (наприклад картопля 1,5кг);

2. К-сть нетто сировини (очищені 1,5кг картоплі будуть важити 1,3кг);

3. Примітка – для чого використовується дана сировина (тісто, начинка, змащування…..);

УВАГА!!! К-сть брутто та К-сть нетто проставляється в кілограмах.

4. Прихований запис – дана помітка використовується для сировини що не повинна входити в розрахунок собівартості продукції (наприклад вода).

Примітка: У списку сировини відображаються лише товари, у яких властивість “Тип товару” встановлено - “Сировина” або «Продукція».

Довідник “Документи виробництва”

Довідник призначений для створення документів типу “Прихід сировини”, “Технологічна накладна”, “Переміщення сировини між складами”.

У документах “Прихід сировини” фіксується перехід товарів із типу “Звичайний товар” до типу “Сировина”. Тобто, тим самим сировина зі складу торгового залу переходить у “Склад сировини”.

Після фіксування документа "Прихід сировини" в довіднику документів створюється розхідне та прихідне внутрішнє переміщення. Одне ставить на прихід сировину (від віртуального клієнта "Склад сировини"). Друге здійснює розхід товару з основного складу клієнту "Склад сировини".

Назва сировини зазвичай розпочинається зі слова «Сировина….» (наприклад «Сировина Сіль»). Вся сировина має бути ваговою та мати одиниці виміру «кг» (мал. 219).

мал. 219

УВАГА!!! Сировина що використовується для пакування продукції (пакети, лотки, блістери….), повинна відноситися до спец. Групи «Тара» (мал. 220),

мал. 220

а також мати одиниці виміру «шт.» (мал. 221).

мал. 221

У документах “Технологічна накладна” фіксується перехід товарів із типу “Сировина” до типу “Продукція”. Тобто, тим самим готова продукція зі складу “Кулінарний цех” переходить у склад торгового залу.

Після фіксування документа "Технологічна накладна" в довіднику документів створюється розхідне та прихідне внутрішнє переміщення. Одне ставить на прихід готову продукцію (від віртуального клієнта "Кулінарний цех"). Друге здійснює розхід сировини з основного складу клієнту "Кулінарний цех". Ця процедура проходить спираючись на відповідні калькуляційні картки (мал. 222).

мал. 222

При створенні нового документу з'являється вікно, в якому можна вибрати тип створюваного документу, та ввести примітку та склад (вибір складу і «Переміщення сировини між складами» присутні лише якщо торговий заклад працює через дві юр. особи та увімкнутій функції «Два склади») (мал. 223)

мал. 223

«Переміщення сировини між складами» використовується у якщо продукція знаходиться на одному складі а сировина на іншому. В цьому випадку після фіксування документа "Прихід сировини" в довіднику документів створюється розхідна та прихідна накладні.

При створенні документу “Прихід сировини” потрібно вибрати відповідний пункт у вікні створення документу (мал. 224).

мал. 224

Після цього з'являється редактор редагування документа “Прихід сировини”. Редактор розділений на три частини (мал. 225):

мал. 225

• довідник (3, 4) - довідник товарів типу "сировина" розміщено знизу. Цей довідник аналогічний до відповідного довідника в звичайному редакторі документа. Товари розміщені тут можуть попадати в фактурну частину документа;
• фактура (1) - таблиця, розміщена у верхній лівій частині редактора. Містить наступні поля:
  • Назва товару - назві товару типу "Сировина", що була поставлена на прихід даним документом;
  • К-сть - кількість сировини, що поставлена на прихід документом;
  • СЗ - сума закупки сировини;
  • ЦЗ - середня ціна закупки сировини (СЗ/К-сть);
• номенклатура(2) - список товарів з кількостями та цінами закупки, на основі яких формувалась дана сировина. Містить наступні поля:
  • Товар - назва товару типу "товар", що була використана для формування сировини;
  • К-сть - кількість товару, що формує залишок сировини;
  • СЗ - сума закупки товару;
  • ЦЗ - середня ціна закупки товару (СЗ/К-сть);

При закиданні позиції у фактуру, з'являється діалог створення/редагування позиції в документі "Прихід сировини".

Вікно діалогу розбите на дві частини:

• довідник товарів (6, 7) - перелік товарів аналогічний звичайному редактору документів;
• фактура (5) - у фактурі буде перелік товарів, обраний для створення залишку даної сировини;
  • Товар - назва товару типу "Сировина", що був поставлений на прихід даним документом;
  • К-сть - кількість сировини, що поставлена на прихід документом;
  • СЗ - сума закупки сировини;
  • ЦЗ - середня ціна закупки сировини (СЗ/К-сть);

Приклад формування сировини "Олія" кількістю 8 л. може бути сформована з наступного товару:

• "Олейна 5л" 1шт = 5 л.
• "Олейна 1л" 3шт = 3 л.

Даний запис після фіксування зніме із залишку пляшку олії 5л та три пляшки 1л і поставить на прихід сировину Олію 8 літрів (мал. 226).

мал. 226

Переведення звичайного товару на сировину відбувається на основі характеристики товару «Вага/місткість», яка проставляється в картці товару (мал. 227).

мал. 227

Наприклад для товару Горошок Господарочка 480г сб, «Вага/місткість» = 0,32кг.

УВАГА!!! «Вага/місткість» проставляється в кілограмах. Якщо сировина є штучною (наприклад пакувальні матеріали), то 1шт=1кг.

У разі вибору “Технологічної накладної” з'являється редактор документа “Технологічна накладна”. Редактор розділений на три частини (мал. 228):

мал. 228

довідник - довідник товарів типу "продукція" розміщено знизу. Цей довідник аналогічний до відповідного довідника в звичайному редакторі документа. Товари розміщені тут можуть попадати в фактурну частину документа;

• фактура - таблиця, розміщена у верхній лівій частині редактора містить наступні поля:
  • Назва товару - назві товару типу "Продукція", що була поставлена на прихід даним документом;
  • К-сть - кількість продукції, що поставлена на прихід документом;
  • СЗ - сума закупки продукції (Формується на основі сум закупки сировини з калькуляції);
  • ЦЗ - середня ціна закупки сировини (СЗ/К-сть);
• копія калькуляції - список сировини з кількостями та цінами закупки, із останньої калькуляції.
  • Товар - назва товару типу "Сировина", що була поставлена на прихід даним документом;
  • К-сть - кількість сировини, використаної для виготовлення продукції відповідної кількості;
  • СЗ - наближена сума закупки сировини;
  • ЦЗ - середня ціна закупки сировини (СЗ/К-сть);

Вікно діалогу є стандартним і дає можливість встановити лише кількість потрібної готової продукції. Після створення запису автоматично створюється копія останньої калькуляції для даного запису. Усі кількості сировини обчислюються пропорційно до кількості необхідного товару. Для обчислення використовується наступна формула:

к.сир =(к.калк_сир*к.гот)/к.калк_гот
к.сир - кількість сировини, яку необхідно знайти;
к.калк_сир - кількість сировини по калькуляції;
к.гот - кількість необхідної готової продукції, що вказана в діалозі;
к.калк_гот - кількість виходу готової продукції в калькуляції.

Друк цінників виробництва.

Довідник «Динамічні»

Довідник «Динамічні» дозволяє отримати необхідні для користувача звіти, такі як:

• Звіт по документах
• Статистичний звіт NILSEN
• Звіт по видаленим документам і позицій із них
• Розгорнута дебіторська заборгованість
• Розгорнута кредиторська заборгованість
• Звіт по залишках товару
• Товарний звіт із торговими націнками
• Звіт по товарам , що не потрапили в ревізію
• Звіт по торгових марках
• Реєстр платежів
• Розгорнутий рух документів по товару
• Розгорнутий звіт по реалізації
• Звіт по касах
• Звіт електронні платежі
• Реалізація товарів по клієнту.

Даний довідник можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Звіти/Динамічні), за допомогою «інспектора довідників» («Звіти»/«Динамічні»).

Довідник «Користувачі»

Довідник «Користувачі» призначений для роботи з усіма користувачами, які працюють з програмним комплексом «Капітал». Одноразово добавивши потрібного користувача автоматично прописуються його реквізити у всіх створених ним документах. У разі необхідності можна змінювати його дані.

Даний довідник можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Адміністратор/Користувачі), за допомогою «інспектора довідників» («Адміністратор»/«Користувачі»).

Головне вікно довідника «Користувачі» має вигляд (мал. 229):

мал. 229

Створення, редагування та видалення користувачів

Для створення нового користувача слід натиснути відповідну кнопку розташовану на панелі інструментів довідника „Користувачі" В результаті чого з’явиться вікно «Новий користувач» в якому необхідно ввести інформацію про користувача. Дане вікно складається з трьох закладок в яких необхідно ввести відповідно (мал. 230):

• ПІБ (прізвище, ім’я, по-батькові);

мал. 230

• Група (група нового користувача та його нік) (мал. 231);

мал. 231

• Пароль (логін користувача, пароль та підтвердження паролю)

(мал. 232);

мал. 232

Ввівши всі необхідні дані, натискаємо кнопку «Прийняти» в результаті чого новий користувач буде додано до бази даних всіх користувачів.

Для зміни інформації про користувача слід натиснути кнопку „Редагувати".

Для редагування даних користувача потрібно виділити цього користувача та натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів , після чого з’явиться діалогове вікно схоже на вікно для створення користувача. Далі потрібно виправити невірні та ввести потрібні дані і натиснути кнопку «Прийняти».

Для видалення користувача потрібно його виділити, натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів та підтвердити видалення.

Довідник «Доступи»

Довідник «Доступи» призначений для роботи з групами користувачів.

Створивши групу користувачів, можна надати їй певні права та при створенні користувача, необхідно тільки завести його в дану групу для того щоб він користувався цими правами.

Даний довідник можна запустити кількома способами: за допомогою головного меню (Довідники/Адміністратор/Доступи), за допомогою «інспектора довідників» («Адміністратор»/«Доступи»).

Головне вікно довідника «Доступи» має вигляд (мал. 233):

мал. 233

Створення, редагування, видалення групи користувачів

Для створення нового користувача слід натиснути відповідну кнопку розташовану на панелі інструментів довідника „Користувачі" . Програма запитає назву групи та після її введення створить групу з такою назвою (мал. 234).

мал. 234

Для редагування назви потрібно виділити дану групу та натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів , після чого з’явиться діалогове вікно, в якому можна переписати назву та підтвердити зміни.

Для видалення групи користувачів потрібно її виділити, натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів та підтвердити видалення. Користувачі, що належали будуть переведені в групу «Гості» та позбавлені будь-яких прав.

«Дерево прав». Надання прав групі користувачів

В довіднику «Доступи», який розділений на дві частини, в правій частині розміщено «дерево прав», як видно з малюнка вище, при виділенні зліва групи користувачів, в правій частині відобразиться «дерево прав» із зазначеними правами для їх перегляду та редагування.

Для надання групі певних прав чи позбавлення їх, необхідно виділити дані права та змінити його статус поставивши помітку.

Довідник «Налаштування»

Довідник «Налаштування» використовується системними адміністраторами для налаштування ПК Капітал.

Сервіс «Моделювання націнки»

Запуск сервісу «Моделювання націнки»: ПК Капітал: Сервіс ->Моделювання націнки (мал. 235).

мал. 235

Вибрати потрібну категорію товарів (наприклад «Гірчиця д/пак») (мал. 236):

мал. 236

Категорія товарів — це сукупність товарів з однаковими споживчими властивостями.

Вибрати період аналізу, натиснути «Продовжити» (мал. 237).

мал. 237

Вікно моделювання націнки (мал. 238):

мал. 238

Дані по кожній позиції діляться на аналітичні та змодельовані. Змодельовані дані мають в заголовку колонки слово «мод.», наприклад «мод. СР».

Основні дані для моделювання націнки виділенні жирним шрифтом:

• «1» це сума реалізації з ПДВ, «1’» - змодельована сума реалізації з ПДВ.
• «2» це сума націнки, «2’» - змодельована сума націнки.
• «3» це ціна реалізації, «3’» - змодельована ціна реалізації.

Для зміни відсотка націнки, потрібно вибрати позицію та натиснути Enter (наприклад: вибрано позицію «Гірчиця Верес д/п 140г Європейська») (мал. 239):

мал. 239

Змінюємо відсоток націнки, натискаємо «Прийняти» (наприклад: змінено націнку на 31% ).

Після зміни націнки, позиція виділяється зеленим кольором, та моделюються дані на основі продаж вибраного періоду (мал. 240):

мал. 240

Таким чином, змінюючи відсоток націнки на вибрану категорію товарів, можна відкоригувати ціни, не зменшуючи майбутню (змодельовану) загальну суму націнки.

Спостерігати за загальною зміною даних можна в підсумковому рядку (мал. 241):

мал. 241

• «а» це загальна сума реалізації з ПДВ, «а’» - змодельована загальна сума реалізації з ПДВ.
• «b» це загальна сума націнки, «b’» - змодельована загальна сума націнки.

Для створення акту переоцінки потрібно натиснути кнопку «Створити акт переоцінки». В акт переоцінки попадуть лише ті товари, для яких була змодельована націнка.

Для експорту змодельованих даних в електронну таблицю, потрібно натиснути .

Для виходу закрийте вікно, після виходу дані не зберігаються.

Інструкція рознесення проплат

Для забезпечення коректного відображення оплат в ПК Капітал та в аналітичній програмі BAT при рознесені проплат, потрібно дотримуватися наступного алгоритму:

Розгянемо приклад (від прихідної з поверенням постачальнику до проплат)

1. Є створена прихідна накладна на суму 990 грн. (мал. 242).

мал. 242

2. Є повернення постачальнику на суму 189 грн. (мал. 243)

мал. 243

3. Відображення прихідної та повернення постачальнику в довіднику «Документи» (мал. 244):

мал. 244

4. Вносимо проплату на прихідну накладну. Так як у нас є повернення, то потрібно виконати наступний алгоритм:

1. Визначити суму проплат з урахуванням повернення постачальнику, та додати новий запис з цією сумую вибравши потрібний тип оплати (готівка, перерахунок).

В нашому випадку: 801 грн. (990-189=801 грн.)

2. Додати новий запис з сумою повернення вказавши тип оплати взаємозалік.

В нашому випадку сума повернення 189 грн. (мал. 245)

мал. 245

5. Вносимо проплату на повернення постачальнику, вказавши тип оплати взаємозалік.

В нашому випадку сума повернення 189 грн. (мал. 246)

мал. 246

6. Відображення прихідної та повернення постачальнику в довіднику «Документи», в колонці проплат стоїть символ $, який означає, що дані документи оплачені повністю (мал. 248).

мал. 248

Перелік скорочень

ПКМ – права клавіша миші;

ЛКМ – ліва клавіша миші;

БД – база даних;

ДМП – додаткове місце продажу;

ЄДРПОУ – Єдиний Державний Реєстр Підприємств і Організацій України;

ЗКПО – загальноукраїнський класифікатор підприємств та організацій, назва використовувалась до 1998 року. З 1998 року даний класифікатор був названий ЄДРПОУ;

МФО – реквізит банку, визначений і включений до довідника банківських установ України згідно з нормативно-правовими актами Національного банку;

BAT – Business Analysis Tool, інструмент для бізнес-аналізу;

SKU – Stock Keeping Unit, ідентифікатор товарної позиції.