Загальна інформація по використанню «Довідників»

Довідники використовуються для накопичення, перегляду, обробки, редагування та сортування інформації.

В ПК Капітал(Склад) розроблені наступні довідники:

• в довіднику «Документи» - ведуть облік таких документів як: прихідна накладна, розхідна накладна, розхідне внутрішнє переміщення, прихідне внутрішнє переміщення, повернення постачальникові, акт списання і рахунок в яких фіксується переміщення товарів. За допомогою даного довідника можна створювати, редагувати і видаляти вище перераховані типи документів;
• в довіднику «Чеки» - відображаються фіксовані чеки з усіх кас та повернення від покупця;
• довідник «Товари» - призначений для роботи з товарами та групами товарів. В даному довіднику можна редагувати товари та здійснювати різнотипові маніпуляції з ними. А також є можливість переглядати аналітичні картки товарів, тобто документи по товарах;
• в довіднику «Клієнти» - ведуть облік всіх клієнтів. В даному довідникові містяться реквізити клієнтів. Кожен з клієнтів в даному довіднику має унікальний код;
• в довіднику «Акти переоцінок» - ведуть контроль, зміни та встановлення ціни реалізації на товари. Також є можливість документувати встановлення ціни на певну номенклатурну одиницю;
• довідник «Автозамовлення» - дозволяє планувати замовлення товарів згідно власних потреб та дещо автоматизувати процес замовлення товарів;
• довідник «Шаблони Автозамовлення» - призначений для організації роботи з автозамовленнями, шляхом створення електронного графіку завмовлень відповідно до періодичності поставок;
• довідник «Підсумкові денні ПН» призначений для створення, відображення та експорту підсумкових денних накладних;
• довідник «Підсумковий експорт в 1С» призначений для створення, відображення та збереження підсумкового і проміжного експорту у файл для 1С, а також для контролю відкритих і закритих періодів;
• довідник «Склади» призначений для відображення інформації по «Складах» (юридичних осіб, що ведуть торгівлю на даному торговому закладі), з можливістю її редагування;
• довідник «ЕККА» відображає інформацію про контрольні касові апарати і чекодрукуючі пристрої («Чекдоруки») та приналежність їх до «Складів» (юридичні особи з яких ведеться торгівля на торговому закладі);
• довідник «Бонусні картки» - розроблений для отримання інформації про бонусні картки, а також для їх зручного редагування. Довідник містить інформацію, що дає змогу визначити власника бонусної картки, її статус, % нарахованих балів;
• в довіднику «Ревізії» - можна автоматизувати переоблік товарів на складі згідно проведеної ревізії;
• довідник «Моніторинг цін конкурентів» - дозволяє на основі моніторингу цін конкурентів створити акт переоцінки;
• довідник «Реєстр платежів» - дозволяє вести реєстр планових платежів;
• довідник «Ваги» призначений для синхронізації ваги, яка підключена до локальної мережі (ethernet) в ПК Капітал;
• в довіднику «Маркетингові документи» - ведуть облік оплат за: мерчандайзингові послуги, маркетингові послуги, перепродажна підготовка товару;
• довідник «Помилки реплікатора» - дозволяє побачити помилки, які виникають під час роботи ПК Каси, ПК Капітал;
• в довіднику «Документи виробництва» - ведуть облік таких документів як: прихід сировини, технологічні накладні, переміщення сировини між складами. За допомогою даного довідника можна створювати, редагувати і видаляти вище перераховані типи документів;
• довідник «Калькуляції» - призначений для введення та зберігання калькуляційних карток (рецептів) виготовлення “Продукції” на основі сировини;
• довідник «Динамічні звіти» - дозволяє створити необхідні для користувача звіти, такі як: звіт по документах, товарний звіт, статистичний звіт NILSEN, звіт по типу ПДВ по групам, звіт по видаленим документам і позиції із них, звіт по залишках товару та інші;
• довідник «Користувачі» - дозволяє створити користувача для роботи в ПК Капітал та ПК Каса, присвоїти користувачу певну роль (групу);
• довідник «Доступи» - дозволяє налаштувати права доступу до функцій ПК Капітал та ПК Каса, для певної ролі (групи) користувачів;
• довідник «Налаштування» - дозволяє регулювати деякі параметри ПК Капітал.

Режими відображення записів у довідниках

Кожен з довідників має два режими відображення записів: «Довідник» та «Детально» (мал. 10), від вибору яких залежить деталізація виведеної інформації.

мал. 10

Вкладки перегляду довідників призначені для аналізу загальної інформації по довіднику, пошуку відповідного запису (є можливість подальшого переходу для детального ознайомлення із записом). На вкладці «Довідник» користувач має можливість бачити інформацію одночасно по багатьох записах (відносно того який довідник на даний момент відкритий), що містяться в довіднику. Дані відображаються у вигляді таблиці з відповідними полями. Поля можна міняти місцями, добавляти нові та видаляти існуючі. Для того, щоб змінити порядок розташування стовпців потрібно, зажавши ЛКМ (Ліва Клавіша Миші) на назві рядка перетягнути його на потрібне місце в таблиці. Для відображення полів в таблиці потрібно нажати ПКМ (Права Клавіша Миші) по таблиці і вибрати в контекстному меню «Відображення колонок», після чого з’явиться вікно «Customize» (мал. 11).

мал. 11

Для відображення потрібної колонки в таблиці потрібно перетягнути колонку з «Customize» у відповідне місце в таблиці (для цього необхідно зажати ЛКМ на потрібній колонці, перетягнути колонку у потрібне місце). Для того щоб вибрану колонку не відображати у таблиці потрібно перетягнути її у «Customize».

Для зручності аналізу інформації в довідниках записи помічаються різним кольором за певною ознакою (залежить від вибраного довідника).

На вкладці «Детально» відображається інформація по одному запису (наприклад, в довіднику «Документи» можна побачити вміст документа: номер, від кого, кому, сума закупки, сума реалізації, примітка, відповідальний і т.д.) (мал. 12).

мал. 12

Для переходу між записами на вкладці «Детально» розміщене спеціальне навігаційне меню (мал. 13).

мал. 13

За допомогою даного меню користувач має можливість переміщатися на:

перший запис в таблиці;
останній запис в таблиці;
попередній запис в таблиці;
наступний запис в таблиці;

Кнопка «OLE» (мал. 14) дозволяє здійснювати вставку OLE – об’єктів і прив’язувати ці об’єкти до елементів БД.

мал. 14

Фільтрування записів у довідниках

Фільтрування записів по вмісту — за допомогою даного фільтру користувач має можливість відобразити записи згідно певного критерію, заданого для вказаного поля. Для того, щоб відфільтрувати записи таблиці по деякому полю згідно вказаної умови, необхідно:

1. Виділити потрібне поле в таблиці, по якому буде здійснюватися фільтрування записів;
2. Натиснути клавішу «пробіл» (не обов’язково, однак дана команда покращує процес фільтрування);
3. Ввести потрібний критерій фільтрування.

• введений пробіл означає довільну кількість символів;
• для ефективного фільтрування записів потрібно вводити буквосполучення і слова, що рідко зустрічаються, вводячи між ними пробіл;
• рекомендується на початку та в кінці тексту, згідно якого фільтруються дані вводити пробіли;
• для того щоб відмінити фільтрацію по певному полю потрібно виділити дане поле, натиснути клавішу «пробіл» і «Enter»;
• інформація про те який фільтр застосований до даної таблиці, написано знизу на вкладці «Довідник».

Приклад фільтрування записів таблиці по полю.

На мал. 15 зображено записи в таблиці до застосування фільтру:

мал. 15

Результат фільтрування записів в таблиці по полю «Повна назва» (мал. 16).

мал. 16

Фільтрування записів по даті – за допомогою даного фільтру користувач може відібрати дані з таблиці згідно вказаного періоду в довіднику «Документи» (мал. 17).

мал. 17

Вибір початкового і кінцевого робочого періоду здійснюється за допомогою спеціального календаря (мал. 18).

мал. 18

Приклад фільтрування записів таблиці по даті.

На мал. 19 зображено записи в таблиці до застосування даного фільтру:

мал. 19

Результат застосування фільтру по даті (мал. 20).

мал. 20

Фільтрування записів по групі – фільтрування здійснюється для вибраної групи в довіднику «Товари» (мал. 21).

мал. 21

Комбінований фільтр – фільтрування здійснюється згідно певного типу документації в довіднику «Документи» (мал. 22).

мал. 22

Дії над записами

В кожному довіднику користувач має можливість здійснювати наступні дії над записами таблиці (мал. 23):

1. створення нового запису;

2. редагування запису;

3. видалення запису;

4. оновлення набору даних;

5. кешування даних.

мал. 23

1.Створення нового запису.

Створення нового запису можна здійснити двома способами: за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів (мал. 24) та з використанням комбінації гарячих клавіш (Ctrl+N).

мал. 24

2. Редагування запису.

Редагування запису можна здійснити двома способами: за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів (мал. 25) та з використанням комбінації гарячих клавіш (Ctrl+E).

мал. 25

3. Видалення запису. Видалення запису можна здійснити двома способами: за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів (мал. 26) та з використанням комбінації гарячих клавіш (Ctrl+D).

мал. 26

4.Оновлення набору даних. Оновлення набору даних можна здійснити двома способами: за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів (мал. 27) та з використанням комбінації гарячих клавіш (Ctrl+R).

мал. 27

5. Кешування даних. Кешування даних призначене для перенесення всіх відфільтрованих даних на локальний комп’ютер та проведення аналітичної обробки вибраної інформації. Виконати кешування даних можна за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів (мал. 28).

мал. 28

Приклад виконання кешування даних.

На мал. 29 зображено дані в таблиці до кешування.

мал. 29

Після кешування, дані можна відсортувати по будь-якому з полів (мал. 30). Сортування даних можна здійснювати з використання логічних і арифметичних операцій.

мал. 30

Результат застосування сортування (мал. 31):

мал. 31

Кешування дозволяє здійснювати сортування даних по довільному стовпцю, а також здійснювати сортування даних за допомогою логічних операцій «і» та «або». Для того, щоб цей процес був якомога швидший, необхідно здійснювати кешування для не великих об’ємів даних.

Виділення записів та дії над ними

Для того щоб виконати однотипні операції над записами, їх потрібно виділити. Виділення одного запису здійснюється за допомогою клавіші «Ins» або з допомогою контекстного меню пункт «Помітити запис». Для зняття виділення запису потрібно перейти на виділений запис і натиснути клавішу «Ins». Щоб виділити усі записи в даному довіднику використовується комбінація гарячих клавіш Ctrl+A (виділення усіх записів з допомогою контекстного меню пункт «Помітити усе»). Для відміни виділення всіх записів використовується комбінація гарячих клавіш Ctrl+M (зняття виділення усіх записів з допомогою контекстного меню пункт «Зняти помітки») (мал. 32).

мал. 32

Над виділеними записами можна, в залежності від ситуації/довідника, виконувати такі дії (мал. 33):

• фільтр по помітках;
• об’єднання записів (не завжди);
• зміна параметрів.

мал. 33

Фільтр по помітках – програма відфільтрує непомічені записи, а залишить помічені. Для відміни фільтру потрібно перейти на поле назва запису (назва клієнта або назва товару) і натиснути «пробіл» та «Enter».

Приклад використання фільтру до виділених записів.

На мал. 34 зображено виділені записи до застосування фільтру.

мал. 34

Результат виконання фільтрування над виділеними записами (мал. 35).

мал. 35

Об'єднання виділених записів

Процес об’єднання записів актуальний тільки для однотипних записів по товарах, тобто, недоцільно здійснювати об’єднання записів наприклад будь-якого алкогольного напою з довільним кондитерським виробом. Процес об’єднання записів не є зворотнім, тобто об’єднані дані не можна буде потім роз’єднати. Тому перед процесом об’єднання записів слід уважно переглянути дані, які будуть об’єднуватись.

Для об'єднання виділених записів потрібно в контекстному меню вибрати пункт «Дії над поміченими записами»/ «Об'єднати записи» (мал. 36).

мал. 36

У вікні, яке з’явиться буде вказано записи, які будуть об’єднані. Назвою об’єднаного запису буде назва запису на який вказує стрілка (мал. 37) (можна встановити натиснувши на кнопку з зеленою стрілкою). Після об’єднання записів їх неможливо буде роз’єднати!

мал. 37

Зміна параметрів

Для зміни параметрів виділених записів потрібно в контекстному меню вибрати пункт «Дії над помітками»/«Зміна параметрів» (мал. 38).

мал. 38

Основне вікно «Зміни параметрів» дає можливість користувачу вибрати групу товарів та у разі необхідності – спеціальну групу (мал. 39).

мал. 39

Після вибору групи, спец групи, виробник (Торг. Марка) і термін придатності потрібно натиснути «Продовжити», в результаті чого з’явиться додаткове вікно «Зміни параметрів» в якому вказуються додаткові параметри (мал. 40).

мал. 39

Натиснувши «Прийняти» записи перенесуться у вказану групу.

Експорт даних з довідників

В кожному з довідників є можливість експортування даних з таблиці в MS Excel та в HTML (мал. 41).

мал. 41

Після вибору формату в який необхідно експортувати дані з’являється стандартне діалогове вікно в якому потрібно вказати назву файлу і шлях де він буде збережений (мал. 42).

мал. 42